HR Analytics: cosa sono e a cosa servono?

Possiamo definire l’HR Analytics come un processo di raccolta, gestione e analisi dei dati HR, al fine di garantire l’ottimizzazione delle performance dei dipendenti e di evitare alcuni rischi, come un elevato tasso di turnover o di assenteismo. Nell’ambito delle risorse umane è fondamentale che le scelte e le valutazioni legate alla gestione del capitale umano dell’azienda siano effettuate sulla base del rispetto del valore umano di ogni singolo dipendente. È pur vero, però, che in un mercato del lavoro sempre più competitivo e soggetto a cambiamenti, è importante che le decisioni prese dal team HR tengano conto dei dati reali. A tal proposito, l’HR Analytics gioca un ruolo fondamentale, poiché fornisce un approccio più strategico e basato sui dati alla gestione del personale. Di seguito, ti presentiamo alcuni dei vantaggi derivanti dall’utilizzo di questo strumento di analisi delle risorse umane.

Come anticipato, l’HR Analytics rappresenta un valore aggiunto per l’azienda e in particolare per la semplificazione del lavoro del team HR, in quanto fornisce una strategia efficace per capire rapidamente ciò che funziona in azienda e ciò che invece può creare dei problemi. Il suo impiego consente di prendere decisioni più consapevoli e di raggiungere gli obiettivi prefissati più velocemente, assicurando la soddisfazione sia del dipendente che dell’azienda stessa; quest’ultima trarrà vantaggio sia in termini di maggiore competitività che di produttività.

Ecco quali sono i vantaggi per un’azienda che investe in un software di HR Analytics:

• Organizzazione e valorizzazione dei dati in proprio possesso

• Attento monitoraggio di tutti gli aspetti che riguardano il personale

• Previsione e prevenzione di eventuali problemi futuri

• Processi decisionali più consapevoli, grazie alla precisione dell’analisi e interpretazione dei dati

• Assistenza nel processo di ricerca e selezione del personale

• Miglioramento dell’employee experience, mediante l’individuazione dei fattori che la influenzano

• Ottimizzazione della composizione del team di lavoro, tramite l’attuazione di un’analisi di competenze, esperienza e personalità dei singoli dipendenti per creare team di lavoro composti da persone che hanno il giusto mix di questi fattori

• Analisi e valutazione della cultura aziendale, che consente al team HR di individuare le aree che necessitano di maggiore attenzione

Il funzionamento dell’HR Analytics consiste in vari processi di analisi dei dati, che risulterebbero molto complessi da svolgere per il team HR senza un valido aiuto. In breve, l’HR Analytics prende in considerazione tutti i dati raccolti periodicamente dal dipartimento risorse umane (ad esempio, i dati sui candidati ad una selezione, quelli sul percorso di un dipendente in azienda), e misura il loro andamento rispetto alle necessità e agli obiettivi dell’azienda; questo permette di avere una visione completa e concreta dei vari aspetti che riguardano il personale.

I dati raccolti dal dipartimento HR vengono organizzati, classificati e contestualizzati dall’HR Analytics affinché assumano un significato ben preciso, utile a sviluppare le strategie aziendali necessarie. L’HR Analytics, dunque, produce dei veri e propri report che aiutano il team HR a tracciare i trend e a monitorare i KPI (Key Performance Indicator). Ti mostreremo ora nel dettaglio le varie fasi del funzionamento dell’HR Analytics.

La raccolta dei dati rappresenta il primo step  fondamentale per l’analisi delle risorse umane di un’azienda. I dati in questione riguardano tutti gli aspetti chiave del capitale umano, dalla ricerca e selezione alla formazione e gestione dei dipendenti. 

I dati, che rappresentano un vero e proprio patrimonio informativo per l’azienda, vengono raccolti tramite vari canali: CV ricevuti, colloqui, questionari e sondaggi, rilevazione delle presenze e molti altri. Vista l’enorme quantità e rilevanza dei dati, per renderli facilmente fruibili è necessario che tutti questi dati vengano catalogati e organizzati in maniera da rendere semplice ed intuitivo il loro impiego e renderli riutilizzabili in futuro. Se ti stai chiedendo quale tipologia di dati è possibile raccogliere tramite un HR Analytics come quello di Personio, ecco qui un elenco:

• Dati sulla posizione lavorativa dei dipendenti

• Dati demografici

• Dati sulle competenze più richieste in un determinato settore

• Dati sulla formazione aziendale

• KPI e altri indicatori di performance

• Dati sui salari

• Dati su presenze e assenze e sull’orario di lavoro 

• Dati sul fatturato aziendale 

• Dati sulla soddisfazione del personale 

• Dati sulle necessità e gli obiettivi aziendali

In questa seconda fase i dati raccolti vengono misurati, monitorati e interpretati. L’HR Analytics effettua una comparazione dei dati con i cosiddetti KPI, ossia gli indicatori chiave delle prestazioni, per rilevare quanto le azioni intraprese nella gestione del personale stiano rispondendo effettivamente agli obiettivi e alle esigenze dell’azienda. Questo processo non può basarsi su dati raccolti esclusivamente in un determinato momento, ma richiede un monitoraggio continuo nel tempo, accompagnato da valutazioni e analisi periodiche.

Tra i KPI, ossia le metriche impiegate dai responsabili HR come base per il confronto dei dati raccolti, troviamo:

• Il tempo impiegato per il processo di assunzione dei candidati

• I costi legati all’assunzione

• Il tasso di turnover 

• Il tasso di assenteismo

• Il tasso di soddisfazione del personale

• Il tasso di produttività dei dipendenti

Una volta confrontati i dati con gli indicatori chiave delle prestazioni, l’HR Analytics permette di avere accesso a report e statistiche, che rappresentano due strumenti fondamentali per l’identificazione di trend e criticità e di tutti gli elementi che hanno un qualche impatto sull’andamento delle attività e degli obiettivi aziendali. I report e le statistiche ottenuti sono la base da cui partire per strutturare strategie mirate all’implementazione di alcuni aspetti e alla risoluzione di eventuali problematiche. 

Ecco le tre principali tipologie di analisi condotte dall’HR Analytics:

• Analisi descrittiva: questa tipologia di analisi consiste nell’analizzare, descrivere e valutare i dati storici dell’azienda, da cui è possibile prendere spunto per capire quali aspetti andrebbero implementati

• Analisi predittiva: questa tipologia fa leva sull’utilizzo di modelli statistici di base per l’analisi dei dati, permettendo di prevedere eventuali rischi futuri o opportunità da sfruttare per l’azienda

• Analisi prescrittiva: questo ultimo tipo di analisi dei dati va oltre le due precedenti, cercando di presentare le possibili conseguenze dei risultati che l’azienda vorrebbe raggiungere

Arrivati alla conclusione del processo di raccolta, confronto, analisi e interpretazione dei dati e identificate le aree in cui è necessario intervenire, non resta che agire concretamente e impegnarsi a progettare dei piani mirati. Sono molti gli interventi basati sui dati che i responsabili delle risorse umane possono attuare in seguito a un processo di HR Analytics. Ecco alcuni esempi:

• Abbassamento del tasso di turnover del personale: una volta individuate le cause di questo fenomeno è possibile adottare le strategie necessarie a favorire un’inversione di marcia. Ad esempio, la creazione di una scala di valori dell’azienda, il miglioramento delle modalità di comunicazione tra la dirigenza e i dipendenti, il giusto riconoscimento dei risultati raggiunti dai dipendenti, eccetera

• Abbassamento dei costi di assunzione: se i costi legati al processo di assunzione sono troppo alti, si può pensare di ridurne i passaggi e il numero di persone che se ne occupano

• Miglioramento del sistema di rilevamento delle assenze e presenze del personale

In sintesi: trasforma i dati raccolti in azioni che aiutino a migliorare il successo della tua azienda.

Diventa un HR più strategico grazie ai dati

Dove si verificano più casi di malattia? In quali reparti la rotazione del personale è più elevata? Personio raccoglie e organizza gli indicatori HR essenziali e ti consente di prendere decisioni basate sui dati.

Per saperne di più sui dati HR

Come abbiamo visto, i software di HR Analytics sono uno strumento su cui le aziende devono investire per avere a disposizione un sistema di analisi e report dei dati HR che semplifichi e apporti dei vantaggi alla gestione del personale aziendale. Con un software di HR Analytics potrai avere sotto controllo ogni aspetto legato ai dipendenti della tua impresa; inoltre, potrai prendere le giuste decisioni riguardo alle prossime azioni da intraprendere, avendo una maggiore conoscenza e consapevolezza di ciò che realmente accade all’interno della tua azienda. Di seguito, troverai una panoramica su come l’HR Analytics può supportare i processi di gestione del personale.

L’HR Analytics rappresenta un valido alleato nel tentativo di intraprendere delle strategie per la riduzione del tasso di ricambio del personale. Infatti, il software consente di visionare i report sui singoli dipendenti per identificare per tempo coloro che potrebbero manifestare la volontà di dimettersi e identificare i fattori che incidono su questa decisione. È importante anche prendere in considerazione i dati su eventuali ex dipendenti che hanno lasciato l’azienda in passato. Il tutto è utile ai responsabili HR per capire come adoperarsi per una risoluzione del fenomeno.

Il processo di ricerca e selezione del personale, in particolare, produce una grande mole di dati sui candidati e sull’andamento della selezione stessa. L’HR Analytics corre in aiuto al recruiter supportandolo, ad esempio, nella ricerca delle skill maggiormente richieste dal mercato del lavoro per una determinata posizione lavorativa, dato utile per la creazione dell’annuncio di lavoro; assiste il recruiter nell’analisi del matching tra competenze del candidato e skill richieste dall’azienda. L’HR Analytics consente, inoltre, di raccogliere i dati presenti nei CV e quelli derivanti dai colloqui e archiviarli, di tenere traccia dell’efficacia di un annuncio di lavoro e delle candidature ricevute, del numero di candidati che accede ai vari step della selezione, del tempo impiegato per gestire l’intero processo di selezione. Il software può aiutare il recruiter a individuare possibili candidati anche tra le risorse interne all’azienda. In breve, l’HR Analytics offre al recruiter una panoramica su funzionamento ed efficacia della propria strategia di selezione, permettendogli di apportare delle modifiche, laddove necessario.

La cultura aziendale si compone di diversi fattori: valori di un’azienda, modalità di comunicazione tra dirigenti e dipendenti, consuetudini consolidate nel tempo. È essenziale conoscere bene ogni aspetto della cultura aziendale e avere sotto controllo il modo in cui essa influisce sull’employee experience e le tendenze che ne derivano. La soddisfazione dei dipendenti e la loro capacità produttiva dipendono tantissimo dal tipo di cultura aziendale adottato, per cui fare affidamento sull’HR Analytics nella gestione dei dati che la concernono è molto importante e utile a individuare eventuali atteggiamenti e comportamenti che potrebbero danneggiare la stabilità del clima aziendale. 

Il successo di un’azienda dipende in buona parte dalle competenze dei propri dipendenti. Ecco perché l’analisi periodica delle competenze svolta dall’HR Analytics può essere funzionale all’identificazione delle competenze chiave che migliorano le performance aziendali. I responsabili HR possono usare i dati derivanti da questa analisi per creare una scala di valutazione delle competenze, utile anche a rilevare eventuali lacune che possono essere compensate attraverso corsi per la formazione del personale.

Le responsabilità dei manager di un’azienda sono molteplici e dal loro impegno dipende il buon andamento degli obiettivi aziendali; oltre a coordinare il lavoro dei dipendenti, i manager giocano un ruolo fondamentale proprio nello sviluppo e valorizzazione delle competenze del proprio team. Per questo motivo, è necessario che i responsabili HR attuino una valutazione delle performance dei manager, oltre che dei dipendenti. Ancora una volta, questo tipo di valutazioni risulta più semplice se ci si affida a un software di HR Analytics, che supporta il team HR nella raccolta dei dati riguardanti l’operato manageriale attraverso questionari, sondaggi, riunioni specifiche e nella loro successiva analisi. 

In questo articolo abbiamo cercato di dimostrare come i big data e l’approccio dell’HR Analytics possano concretamente rivoluzionare le strategie di un’azienda. In questa era di digitalizzazione e di forte competitività nel mondo del lavoro, è necessario che le aziende investano sull’implementazione degli strumenti legati alla gestione delle risorse umane, al fine di incrementare la propria efficienza. Il settore dell’analisi delle risorse umane è in forte espansione proprio grazie all’HR Analytics e questo è un segnale della sua riconosciuta vantaggiosità.

Se vuoi ottimizzare i risultati della tua azienda e incrementare la sua produttività, garantendo ai tuoi dipendenti un ambiente di lavoro che risponda il più possibile alle loro esigenze e, contemporaneamente, a quelle della tua azienda, un software di HR Analytics è sicuramente la soluzione migliore!

Per “turnover” si intende il tasso di ricambio del personale e fa riferimento alle persone assunte oppure dimesse o licenziate da un’azienda.

I KPI, ossia indicatori chiave delle prestazioni, sono utilizzati per monitorare l’andamento dei processi aziendali rispetto agli obiettivi prefissati. La loro misurazione avviene mediante l’uso di metriche e sistemi per il monitoraggio dei tracciamenti.