Software per il monitoraggio delle presenze

Making Attendance
Tracking Easy

Tracking attendance is an issue for all employees — not just HR. That’s why implementing an effective attendance tracking software, that’s easy to use and error, is more important now than ever.
Software per il monitoraggio delle presenze
Approvazione del rilevamento delle presenze con il sistema di monitoraggio dedicato

Collaborazione più
efficiente

Employees enter their working hours, and supervisors confirm with only the click of a button. Personio also reminds managers of pending approvals, so nothing is ever overlooked.

Tutte le ore lavorative
a colpo d'occhio

Whether on the app, the computer, or via a linked system, all working hours are recorded centrally in Personio’s attendance tracking software. This ensures that you always have an overview of every hour worked for reporting and analysis.
Laptop per il monitoraggio del tempo + app per il monitoraggio del tempo
Controllo semplice delle ore di straordinario con il software di monitoraggio delle presenze

Correzione automatica dei calcoli

Have Personio calculate salaries and overtime based on your working hour schedules. If you want to pay out overtime, these hours can be transferred directly to payroll.

Monitoraggio presenze
con Personio

Personio ti supporta in tutti i tuoi processi HR, dalla gestione dei candidati o delle ferie alla contabilità salariale. Prova Personio con un account di prova gratuito o prenota una demo di 30 minuti per scoprire come ottimizzare i processi utilizzando un software più efficiente.

How Can You Benefit From
Attendance Tracking Software?

Having an attendance tracking system in place, facilitated by software, can help your company ensure that all of your data is clean, error-free, and ready for reporting. It can also help streamline your payroll when it comes to calculating overtime.

But, what considerations do you need to make before you take the plunge?

What Is Attendance Tracking Software?

An attendance tracking software can keep track of all your employee hours, both overtime and regular working hours. It can do this all digitally, where employees are required to submit their hours either for tracking purposes or for approval from managers.

What Is An Attendance Tracking System?

An attendance tracking system is the method a business uses to track hours worked and the presence of employees within the company. A system can be facilitated by a software, but they are often not one and the same.

In fact, many businesses use Excel to track attendance. This is not only more time consuming than tracking attendance with attendance tracking software, as you need to enter the data manually, but is also prone to errors. It also comes with many other drawbacks, including:

  • Spreadsheets can be changed at any time by anyone with access, meaning all of your important data is susceptible to manipulation down the road.
  • Excel does not fulfill the legal requirements for attendance tracking stipulated in privacy regulations.
  • An Excel spreadsheet can easily be deleted or overwritten if there are different versions of the file in circulation. You can lose all of the data due to a technical problem.

Should Your Business Be Tracking Hours?

It depends. Whether or not tracking working hours makes sense does not depend on the size of the business, but there are three reasons why you may need attendance tracking:

  • I dipendenti sono retribuiti principalmente in base alle ore di lavoro.
  • La tua azienda dispone di diversi modelli di orario, come il lavoro a turni, il part-time o il tempo flessibile con retribuzione degli straordinari.
  • La tua azienda è soggetta a disposizioni legali, come la legge sul salario minimo, che prevedono il monitoraggio delle presenze

What Are Advantages To Attendance Tracking Software?

Beyond the legal obligations, tracking the exact number of hours worked serves as the basis for salary calculations. You can also avoid conflicts and misunderstandings between employers and employees.

Management and HR can get a reliable view of their employees’ working hours, while each employee can be sure that they are being paid fairly and will not have to work any unpaid overtime.

How Do You Choose The Right Attendance Tracking Software?

Affinché il monitoraggio delle presenze possa raggiungere il suo obiettivo, deve essere preciso, affidabile e trasparente. Solo un software di monitoraggio delle presenze, come quello integrato in Personio, ha queste caratteristiche.

With Personio, you and your employees can record your working hours online. After employees enter their hours, managers can confirm the entries if required. They can apply their company’s working hour regulations and adjust the attendance tracking system accordingly.

At a minimum, a system like this saves the HR department a great deal of time, since a majority of the work can be automated via the attendance tracker and you no longer need to deal with incorrect or incomplete timesheets.

Come funziona il passaggio al monitoraggio delle presenze online?

Il passaggio al software di monitoraggio delle presenze incide sia sul reparto HR sia sul resto dei dipendenti.

È importante rassicurare i dipendenti sul fatto che il monitoraggio delle presenze online non verrà utilizzato per controllarli personalmente. Personio applica rigorosamente le leggi sulla protezione dei dati.

Il comitato aziendale ha diritto di co-determinazione nel monitoraggio delle presenze, ma non può impedire né esigere l'introduzione di un sistema specifico. Di regola, non si opporrà a uno strumento conforme alla legge. Coinvolgi il comitato aziendale nel processo di introduzione del software per agevolarne l'adozione da parte dei dipendenti.

Prima di passare a un nuovo software di monitoraggio delle presenze in tutta l'azienda, puoi testarlo su un gruppo selezionato. Ciò ti aiuterà a capire se tutto funziona, cosa migliorare e come formare i dipendenti. Se la prova è positiva, sarai pronto a introdurre con successo il monitoraggio delle presenze online.

Se disponi già di un sistema di monitoraggio delle presenze, è possibile collegarlo a Personio tramite un'interfaccia (API). Tutte le voci che i dipendenti inserivano nel sistema di monitoraggio delle presenze tramite schede perforate o app per la registrazione delle ore di lavoro, ora possono essere gestite in Personio.

How Can You Track Working From Home Hours?

Cosa accade se i tuoi dipendenti non lavorano in ufficio, ma, per esempio, da casa o in viaggio? Nessun problema, perché, grazie a un orologio digitale, possono accedere ai propri account ovunque e possono inserire le ore lavorate online.

Un software di monitoraggio delle presenze come Personio può essere utilizzato facilmente come base per un monitoraggio complesso del tempo, come l'aggiornamento settimanale delle ore lavorate, delle ferie e dei giorni festivi. Nell'account dell'orario di lavoro, Personio mostra in ogni momento gli straordinari in corso.

Il monitoraggio delle presenze agevola la contabilità del ciclo paghe

Se si utilizza il software di monitoraggio delle presenze, tutte le informazioni convergono in un unico punto centrale e possono essere elaborate direttamente. In questo modo, l'account delle ore di lavoro viene collegato automaticamente al calcolo delle retribuzioni, alla gestione delle ferie e alla documentazione digitale del personale.

Puoi generare i calcoli della retribuzione e i dati necessari per l'elaborazione delle paghe direttamente dai dati aggregati, in modo automatico o manuale, senza errori e in qualsiasi momento.

Gli stipendi per le ore lavorate vengono automaticamente adeguati, ad esempio, se i dipendenti lavorano a ore o ricevono un compenso per gli straordinari.

Can Personio Automatically Count Overtime?

Personio also features an overtime calculator, which automatically transfers overtime to the salary calculation (if that’s how you set it up). The average and maximum permitted working times are monitored, and if the limit is exceeded, both manager and employee are alerted.

How Do You Properly Calculate Leave Entitlements?

Il calcolo manuale dei periodi di ferie può essere laborioso e portare a errori, soprattutto in aziende di grandi dimensioni, nelle quali vi è un discreto ricambio di personale o ci sono dipendenti a tempo pieno e part-time.

L'automatizzazione del calcolo delle ferie garantisce efficienza e conformità legale. Personio calcola i congedi per ogni tipologia di orario di lavoro, mostrando sempre i giorni di ferie rimanenti, e prendendo in considerazione anche le festività pubbliche, che variano in base allo Stato.

How Do You Record Working Hours With Personio?

With Personio, employees can enter their working hours online and access their target versus actual hours at any time, just like in an attendance tracking app, only in a browser. To do that, employees log themselves into their working hours account – at any time, and from any computer – and enter their start and end times, as well as any breaks.

I responsabili di linea o i responsabili delle risorse umane possono confermare gli orari immessi con un semplice clic. È possibile definire singoli processi di approvazione per ciascun dipartimento, team o dipendente.

L'interfaccia del software è intuitiva e l'inserimento dei dati richiede solo pochi secondi. I manager e i dipendenti delle risorse umane possono confermare gli orari immessi con un solo clic.

If you use third-party systems for attendance tracking, for example, terminals for time cards, you can easily import their data into Personio.

Can Personio Provide Attendance Tracking Reports?

Personio’s reporting and export functions show you at a glance how many employees worked how much at any given time. You can generate an overview of attendances and absences, sick days, weekly working hours, and vacation days at month or year-end.

Depending on which numbers are of interest to you, Personio can create a spreadsheet or graphic analysis that you can export or use for your reporting.