Software per la gestione delle presenze dei dipendenti

Un software per il monitoraggio delle presenze serve a tenere traccia delle ore di lavoro dei dipendenti, sia che si tratti di ore regolari o straordinari. Il processo è completamente digitale: i dipendenti inviano le ore di lavoro svolte affinché siano monitorate o approvate dai responsabili.

Si tratta di un metodo utilizzato dalle aziende per tenere traccia delle ore di lavoro svolte e delle presenze dei dipendenti all'interno dell'azienda. Un sistema di questo tipo può essere agevolato da un software, ma spesso le due cose non coincidono.

In realtà, per monitorare le presenze, molte aziende utilizzano Excel. Questa soluzione non solo richiede più tempo rispetto a un software, in quanto i dati devono essere inseriti manualmente, ma è anche soggetta a errori. Inoltre, comporta molti altri svantaggi, tra cui:

• I fogli di calcolo possono essere modificati in qualsiasi momento da chiunque possa accedervi, il che significa che tutti i dati importanti possono essere manipolati lungo il percorso.

• Excel non soddisfa i requisiti legali per il monitoraggio delle presenze previsti dalle normative sulla privacy.

• Un foglio di calcolo Excel può essere facilmente eliminato o sovrascritto se esistono diverse versioni del file in circolazione. Inoltre, si possono perdere tutti i dati a causa di un problema tecnico.

Dipende. La necessità di tenere traccia o meno delle ore di lavoro esula dalle dimensioni dell'azienda. Fondamentalmente, il monitoraggio delle presenze potrebbe essere necessario per tre motivi:

• I dipendenti sono retribuiti principalmente in base alle ore di lavoro.

• La tua azienda dispone di diversi modelli di orario, come il lavoro a turni, il part-time o il tempo flessibile con retribuzione degli straordinari.

• La tua azienda è soggetta a disposizioni legali, come la legge sul salario minimo, che prevedono il monitoraggio delle presenze

Oltre agli obblighi legali, il monitoraggio del numero esatto di ore lavorate funge da base per il calcolo delle retribuzioni. Inoltre, permette anche di evitare conflitti e incomprensioni tra datori di lavoro e dipendenti.

I dirigenti e il reparto HR hanno una visione affidabile dell'orario di lavoro del personale, mentre ciascun dipendente può essere sicuro di essere pagato equamente e che non dovrà fare straordinari non retribuiti.

Affinché il monitoraggio delle presenze possa raggiungere il suo obiettivo, deve essere preciso, affidabile e trasparente. Solo un software di monitoraggio delle presenze, come quello integrato in Personio, ha queste caratteristiche.

Con Personio, tu e il tuo personale potete registrare le ore di lavoro online. Se necessario, dopo che i dipendenti hanno immesso le ore, i responsabili possono confermarle, applicare i regolamenti relativi all'orario di lavoro dell'azienda e adeguare il sistema di monitoraggio delle presenze di conseguenza.

Come minimo, un sistema come questo consente al reparto HR di risparmiare tempo, poiché la maggior parte del lavoro può essere automatizzata tramite lo strumento di monitoraggio delle presenze e non è più necessario gestire schede presenze errate o incomplete.

Il passaggio al software di monitoraggio delle presenze incide sia sul reparto HR sia sul resto dei dipendenti.

È importante rassicurare i dipendenti sul fatto che il monitoraggio delle presenze online non verrà utilizzato per controllarli personalmente. Personio applica rigorosamente le leggi sulla protezione dei dati.

Il comitato aziendale ha diritto di co-determinazione nel monitoraggio delle presenze, ma non può impedire né esigere l'introduzione di un sistema specifico. Di regola, non si opporrà a uno strumento conforme alla legge. Coinvolgi il comitato aziendale nel processo di introduzione del software per agevolarne l'adozione da parte dei dipendenti.

Prima di passare a un nuovo software di monitoraggio delle presenze in tutta l'azienda, puoi testarlo su un gruppo selezionato. Ciò ti aiuterà a capire se tutto funziona, cosa migliorare e come formare i dipendenti. Se la prova è positiva, sarai pronto a introdurre con successo il monitoraggio delle presenze online.

Se disponi già di un sistema di monitoraggio delle presenze, è possibile collegarlo a Personio tramite un'interfaccia (API). Tutte le voci che i dipendenti inserivano nel sistema di monitoraggio delle presenze tramite schede perforate o app per la registrazione delle ore di lavoro, ora possono essere gestite in Personio.

Cosa accade se i tuoi dipendenti non lavorano in ufficio, ma, per esempio, da casa o in viaggio? Nessun problema, perché, grazie a un orologio digitale, possono accedere ai propri account ovunque e possono inserire le ore lavorate online.

Un software di monitoraggio delle presenze come Personio può essere utilizzato facilmente come base per un monitoraggio complesso del tempo, come l'aggiornamento settimanale delle ore lavorate, delle ferie e dei giorni festivi. Nell'account dell'orario di lavoro, Personio mostra in ogni momento gli straordinari in corso.

Se si utilizza il software di monitoraggio delle presenze, tutte le informazioni convergono in un unico punto centrale e possono essere elaborate direttamente. In questo modo, l'account delle ore di lavoro viene collegato automaticamente al calcolo delle retribuzioni, alla gestione delle ferie e alla documentazione digitale del personale.

Puoi generare i calcoli della retribuzione e i dati necessari per l'elaborazione delle paghe direttamente dai dati aggregati, in modo automatico o manuale, senza errori e in qualsiasi momento.

Gli stipendi per le ore lavorate vengono automaticamente adeguati, ad esempio, se i dipendenti lavorano a ore o ricevono un compenso per gli straordinari.

Personio comprende anche un calcolatore degli straordinari che li trasferisce automaticamente al sistema di calcolo della retribuzione (se opportunamente impostato). Gli orari di lavoro medi e massimi consentiti sono monitorati e, se si supera il limite, vengono avvisati sia il responsabile sia il dipendente.

Il calcolo manuale dei periodi di ferie può essere laborioso e portare a errori, soprattutto in aziende di grandi dimensioni, nelle quali vi è un discreto ricambio di personale o ci sono dipendenti a tempo pieno e part-time.

L'automatizzazione del calcolo delle ferie garantisce efficienza e conformità legale. Personio calcola i congedi per ogni tipologia di orario di lavoro, mostrando sempre i giorni di ferie rimanenti, e prendendo in considerazione anche le festività pubbliche, che variano in base allo Stato.

Personio permette ai dipendenti di inserire il proprio orario di lavoro online e confrontare gli obiettivi con le ore effettivamente lavorate in qualsiasi momento, proprio come in un'app per il monitoraggio delle presenze, solo che questo avviene in un browser. Per farlo, i dipendenti accedono all'account dell'orario di lavoro, in qualsiasi momento e da qualsiasi computer, e inseriscono l'ora di inizio e fine, nonché eventuali interruzioni.

I responsabili di linea o i responsabili delle risorse umane possono confermare gli orari immessi con un semplice clic. È possibile definire singoli processi di approvazione per ciascun dipartimento, team o dipendente.

L'interfaccia del software è intuitiva e l'inserimento dei dati richiede solo pochi secondi. I manager e i dipendenti delle risorse umane possono confermare gli orari immessi con un solo clic.

Se si utilizzano sistemi di terzi per il monitoraggio delle presenze, ad esempio terminali per schede temporali, è possibile importare facilmente i dati in Personio.

Le funzionalità di generazione di report ed esportazione di Personio mostrano a colpo d'occhio quanti dipendenti hanno lavorato in un dato momento. Puoi generare una panoramica delle presenze e delle assenze, dei giorni di malattia, dell'orario di lavoro settimanale e dei giorni di ferie a fine mese o a fine anno.

A seconda dei dati che interessano all'utente, Personio può creare un foglio di calcolo o un'analisi grafica da esportare o utilizzare per la generazione di rapporti.