Monitoraggio presenze

Monitoraggio agevole delle presenze

Il monitoraggio delle presenze è un problema per tutti i dipendenti, non solo per il dipartimento HR. Implementa processi facili, per garantire che il monitoraggio delle presenze sia il più semplice possibile per tutti e che le ore di lavoro siano calcolate correttamente.
Software per il monitoraggio delle presenze
Approvazione del rilevamento delle presenze con il sistema di monitoraggio dedicato

Collaborazione più
efficiente

I dipendenti inseriscono l'orario di lavoro e i supervisori possono confermare facendo con un semplice clic.Personio ricorda ai responsabili le approvazioni in sospeso, cosi nulla viene trascurato.

Tutte le ore lavorative
a colpo d'occhio

Indipendentemente dal fatto che i tuoi dipendenti monitorino il proprio tempo in modo automatico con l'app, sul computer o tramite un sistema collegato, tutti gli orari di lavoro vengono registrati a livello centrale in Personio. In questo modo, è possibile avere sempre una panoramica di tutte le ore lavorate per redigere rapporti e analisi.
Laptop per il monitoraggio del tempo + app per il monitoraggio del tempo
Controllo semplice delle ore di straordinario con il software di monitoraggio delle presenze

Correzione automatica dei calcoli

Fai in modo che Personio calcoli gli stipendi e gli straordinari in base ai tuoi orari di lavoro. Se desideri pagare gli straordinari, le ore di straordinario vengono trasferite direttamente al libro paga.

Monitoraggio presenze
con Personio

Personio ti supporta in tutti i tuoi processi HR, dalla gestione dei candidati o delle ferie alla contabilità salariale. Prova Personio con un account di prova gratuito o prenota una demo di 30 minuti per scoprire come ottimizzare i processi utilizzando un software più efficiente.

A chi servono i sistemi di monitoraggio delle presenze?

Il fatto che monitorare l'orario di lavoro abbia senso o meno, non dipende dalle dimensioni dell'azienda. Fondamentalmente, il monitoraggio delle presenze potrebbe essere necessario per tre motivi:

  • I dipendenti sono retribuiti principalmente in base alle ore di lavoro.
  • La tua azienda dispone di diversi modelli di orario, come il lavoro a turni, il part-time o il tempo flessibile con retribuzione degli straordinari.
  • La tua azienda è soggetta a disposizioni legali, come la legge sul salario minimo, che prevedono il monitoraggio delle presenze

Vantaggi del monitoraggio delle presenze

Oltre agli obblighi legali, il monitoraggio del numero esatto di ore lavorate presenta una serie di vantaggi. Per esempio, serve come base per il calcolo dello stipendio e consente anche di evitare conflitti e incomprensioni tra datore di lavoro e dipendenti. I dirigenti e il reparto HR hanno una visione affidabile dell'orario di lavoro del personale, mentre ciascun dipendente può essere sicuro di essere pagato equamente e che non dovrà fare straordinari non retribuiti.

Niente più Excel, niente più errori

Per monitorare le presenze, molte aziende utilizzano Excel. Questa soluzione non solo richiede più tempo rispetto a un software, in quanto i dati devono essere inseriti manualmente, ma è anche soggetta a errori.

I fogli di calcolo di Excel possono essere modificati in qualsiasi momento da chiunque vi abbia accesso, senza poter risalire a chi ha effettuato le modifiche. I dati sono possono essere manipolati lungo il percorso. Inoltre, Excel non soddisfa i requisiti legali per il monitoraggio delle presenze previsti dalle normative sulla privacy.

È facile perdere i dati o eliminare o sovrascrivere un foglio di calcolo di Excel se esistono diverse versioni del file in circolazione. Se si memorizza il file in locale o su un server, tutti i dati potrebbero andare persi a causa di un problema tecnico.

Monitoraggio delle presenze online con il software adatto

Affinché il monitoraggio delle presenze possa raggiungere il suo obiettivo, deve essere preciso, affidabile e trasparente. Solo un software di monitoraggio delle presenze, come quello integrato in Personio, ha queste caratteristiche.

Con Personio, tu e il tuo personale potete registrare le ore di lavoro online. Se necessario, dopo che i dipendenti hanno immesso le ore, i responsabili possono confermarle, possono applicare i regolamenti relativi all'orario di lavoro dell'azienda e adeguare il monitoraggio delle presenze di conseguenza.

Come minimo, un sistema come questo consente al reparto Risorse umane di risparmiare tempo, poiché la maggior parte del lavoro può essere automatizzata tramite lo strumento di monitoraggio delle presenze e non sarà più necessario gestire schede presenze errate o incomplete.

Come funziona il passaggio al monitoraggio delle presenze online?

Il passaggio al software di monitoraggio delle presenze incide sia sul reparto HR sia sul resto dei dipendenti.

È importante rassicurare i dipendenti sul fatto che il monitoraggio delle presenze online non verrà utilizzato per controllarli personalmente. Personio applica rigorosamente le leggi sulla protezione dei dati.

Il comitato aziendale ha diritto di co-determinazione nel monitoraggio delle presenze, ma non può impedire né esigere l'introduzione di un sistema specifico. Di regola, non si opporrà a uno strumento conforme alla legge. Coinvolgi il comitato aziendale nel processo di introduzione del software per agevolarne l'adozione da parte dei dipendenti.

Prima di passare a un nuovo software di monitoraggio delle presenze in tutta l'azienda, puoi testarlo su un gruppo selezionato. Ciò ti aiuterà a capire se tutto funziona, cosa migliorare e come formare i dipendenti. Se la prova è positiva, sarai pronto a introdurre con successo il monitoraggio delle presenze online.

Se disponi già di un sistema di monitoraggio delle presenze, è possibile collegarlo a Personio tramite un'interfaccia (API). Tutte le voci che i dipendenti inserivano nel sistema di monitoraggio delle presenze tramite schede perforate o app per la registrazione delle ore di lavoro, ora possono essere gestite in Personio.

Orari di lavoro flessibili

Cosa accade se i tuoi dipendenti non lavorano in ufficio, ma, per esempio, da casa o in viaggio? Nessun problema, perché, grazie a un orologio digitale, possono accedere ai propri account ovunque e possono inserire le ore lavorate online.

Un software di monitoraggio delle presenze come Personio può essere utilizzato facilmente come base per un monitoraggio complesso del tempo, come l'aggiornamento settimanale delle ore lavorate, delle ferie e dei giorni festivi. Nell'account dell'orario di lavoro, Personio mostra in ogni momento gli straordinari in corso.

Il monitoraggio delle presenze agevola la contabilità del ciclo paghe

Se si utilizza il software di monitoraggio delle presenze, tutte le informazioni convergono in un unico punto centrale e possono essere elaborate direttamente. In questo modo, l'account delle ore di lavoro viene collegato automaticamente al calcolo delle retribuzioni, alla gestione delle ferie e alla documentazione digitale del personale.

Puoi generare i calcoli della retribuzione e i dati necessari per l'elaborazione delle paghe direttamente dai dati aggregati, in modo automatico o manuale, senza errori e in qualsiasi momento.

Gli stipendi per le ore lavorate vengono automaticamente adeguati, ad esempio, se i dipendenti lavorano a ore o ricevono un compenso per gli straordinari.

Calcolo automatico degli straordinari

Il software include un calcolatore degli straordinari che li trasferisce automaticamente al sistema di calcolo della retribuzione (se opportunamente impostato).

Gli orari di lavoro medi e massimi consentiti sono monitorati e, se si supera il limite, vengono avvisati sia il responsabile sia il dipendente.

Sia gli straordinari sia il lavoro supplementare devono essere retribuiti in denaro o sotto forma di tempo libero. Ogni contratto di lavoro deve contenere una clausola al riguardo, che prevede l'applicazione automatica del sistema di monitoraggio delle presenze.

Calcolo chiaro dei periodi di congedo

Il calcolo manuale dei periodi di ferie può essere laborioso e portare a errori, soprattutto in aziende di grandi dimensioni, nelle quali vi è un discreto ricambio di personale o ci sono dipendenti a tempo pieno e part-time.

L'automatizzazione del calcolo delle ferie garantisce efficienza e conformità legale. Personio calcola i congedi per ogni tipologia di orario di lavoro, mostrando sempre i giorni di ferie rimanenti, e prendendo in considerazione anche le festività pubbliche, che variano in base allo Stato.

Utilizzo dell'app per il monitoraggio delle presenze

Con un'app per la registrazione dell'orario di lavoro, i dipendenti possono monitorare facilmente il proprio orario lavorativo quando sono fuori ufficio. Le ore lavorate vengono sincronizzate automaticamente con l'applicazione web per fornire sia al reparto HR sia ai manager una panoramica in tempo reale dei carichi di lavoro di tutto il personale.

Dopo essere stati sincronizzati con l'applicazione web, i tempi registrati vengono archiviati online in modo sicuro, nell'eventualità in cui si verifichi un imprevisto, ad esempio se un dipendente perde lo smartphone. Il personale può usare l'app per gestire i tempi di lavoro a proprio piacimento, in ufficio o da casa.

Come funziona il monitoraggio delle presenze con l'app?

In base ai parametri “inizio del lavoro”, “fine del lavoro” e “luogo di lavoro”, un'app per la registrazione dell'orario di lavoro può utilizzare i servizi di localizzazione degli smartphone dei dipendenti per acquisire automaticamente le ore lavorate. L'arrivo e la partenza da luoghi specifici sono registrati e indicati come l'inizio o la fine di una giornata lavorativa.

Questa opzione, però, funziona solo quando si deve monitorare la presenza sul posto di lavoro e non con progetti singoli. Tuttavia, il software di monitoraggio delle presenze offre una soluzione semplice a questo problema: i dipendenti attivano il monitoraggio con un clic del pulsante per registrare automaticamente le ore dedicate a un progetto.

Le ore accumulate vengono quindi inserite in un sistema centrale di monitoraggio delle presenze, nel quale sia le risorse umane sia il dipendente possono visualizzare la cronologia.

Registrazione delle ore di lavoro con Personio

Con Personio, i dipendenti possono inserire il proprio orario di lavoro online e confrontare il proprio obiettivo con le ore effettive in qualsiasi momento, proprio come in un'app di monitoraggio delle presenze, solo che questo avviene in un browser. A tale scopo, accedono al proprio account dell'orario di lavoro, in qualsiasi momento e da qualsiasi computer, e inseriscono l'ora di inizio e fine, nonché eventuali interruzioni.

I responsabili di linea o i responsabili delle risorse umane possono confermare gli orari immessi con un semplice clic. È possibile definire singoli processi di approvazione per ciascun dipartimento, team o dipendente.

L'interfaccia del software è intuitiva e l'inserimento dei dati richiede solo pochi secondi. I manager e i dipendenti delle risorse umane possono confermare gli orari immessi con un solo clic.

Se si utilizzano sistemi di terze parti per il monitoraggio delle presenze, ad esempio terminali per schede temporali, è possibile importare i dati in Personio.

Generazione di report con un clic

Le funzioni di generazione di report ed esportazione di Personio mostrano a colpo d'occhio quanti dipendenti hanno lavorato in un dato momento.

Per farlo, viene generata una panoramica delle presenze e delle assenze, dei giorni di malattia, dell'orario di lavoro settimanale e dei giorni di ferie a fine mese o a fine anno. A seconda dei dati che interessano all'utente, Personio può creare un foglio di calcolo o un'analisi grafica da esportare o utilizzare per la generazione di rapporti.