Software di monitoraggio dei candidati

Può anche succedere che il candidato sia perfetto per la posizione, ma che un'altra azienda sia stata più rapida nel fargli un'offerta. Secondo i risultati di uno studio condotto da Bitkom Research e Personio, molti candidati si ritirano dal processo di candidatura perché trovano un altro posto di lavoro.

Gli sprechi di tempo legati alle attività amministrative nel processo di candidatura includono:

• La necessità per l'HR di dover scrivere uno a uno e ogni volta inviti, rifiuti, e-mail, ecc. e inviarli manualmente.

• La coordinazione manuale degli stakeholder interni da parte dell'HR, che a volte riceve le loro risposte in ritardo o non le riceve affatto. Di conseguenza, i colloqui vengono effettuati troppo tardi o saltano del tutto.

• Le informazioni del candidato vengono archiviate “da qualche parte” e di conseguenza devono essere gestite manualmente o inserite di nuovo.

Le aziende che dispongono di un sistema di monitoraggio dei candidati (ATS) supportato da un software assumono molte più persone rispetto ai reparti HR che operano manualmente, a volte anche il doppio o il triplo a parità di dimensioni del reparto. Si tratta di una scoperta fondamentale dello studio condotto da Bitkom Research e Personio. Si tratta di una scoperta fondamentale dello studio condotto da Bitkom Research e Personio.

Pensa a quali processi esistono già nella tua azienda e chiediti quali vorresti aggiungere. Potresti, anzi dovresti, creare un processo personalizzato.

In Personio, la gestione delle candidature inoltrate tramite ATS (Applicant Tracking System) include le seguenti fasi:

1. Ricezione di una candidatura

La casella di posta in arrivo per il recruiting ti permette di vedere i nuovi candidati e i loro CV. Puoi anche aggiungere i dati mancanti (ad es. il sesso). Nel caso di candidati che fanno domanda tramite il tuo sito per le opportunità lavorative, puoi vedere quale canale hanno utilizzato (portali di lavoro, addetti alla ricerca e selezione del personale, ecc.). Se il candidato ti sembra adatto, puoi mandargli una lettera scegliendo tra una varietà di modelli e puoi programmare l'orario dell'invio. Puoi anche impostare in anticipo l'invio automatico di un'e-mail di conferma.

2. Gestione di un candidato

Il candidato è assegnato a una fase del processo (ad es. selezione) per offrirti una panoramica dello stato della candidatura nel nostro sistema di monitoraggio dei candidati. Puoi pianificare i colloqui di conseguenza, invitare i dipendenti alle riunioni e inviare subito i moduli ai colleghi per la successiva valutazione.

3. Assunzione di un candidato

Se un candidato ti ha colpito, puoi scegliere una lettera di offerta tra uno dei modelli, aggiungere le informazioni personali specifiche e inviarla. Se invece il candidato non si è rivelato adatto, puoi inviare una lettera di rifiuto utilizzando il sistema ATS. Se un candidato ti ha colpito, puoi scegliere una lettera di offerta tra uno dei modelli, aggiungere le informazioni personali specifiche e inviarla.

Se la risposta è positiva, puoi immediatamente configurare il profilo del candidato per consolidare la sua candidatura. Puoi anche assegnare un nuovo dipendente a un modello di onboarding.

Quali colleghi hanno già parlato col candidato, che impressioni hanno avuto e qual è il prossimo passo? Nonostante l'HR gestisca il processo di candidatura, spesso i dipendenti di altri reparti vengono coinvolti per partecipare ai colloqui o per valutare i candidati. Tuttavia, poiché sono molto impegnati nello svolgimento delle attività quotidiane, le risposte possono spesso arrivare in ritardo, rallentando l'intero processo di candidatura, oltre al fatto che l'HR può avere il compito ingrato di dover continuare a sollecitare.

Gestisci i processi di comunicazione interna con un unico pacchetto software di gestione dei candidati e risparmia tempo: non dovrai più inviare e-mail manualmente, perché l'invio avverrà in automatico, insieme agli inviti del calendario e ai moduli di valutazione. Non dovrai più tenere traccia della attività in sospeso perché il software per il monitoraggio dei candidati lo farà al posto tuo.

Assegna dei ruoli (ad es. responsabile delle assunzioni, reclutatore, addetto al colloquio, ecc.) così tutti sapranno cosa devono fare. Ogni ruolo dispone di autorizzazioni di visualizzazione e modifica diverse per le posizioni e i candidati, e viene assegnato automaticamente alle attività.

Ricevi i feedback sui candidati tramite moduli personalizzabili (con campi come conoscenze tecniche/personali, impressioni generali, ecc.) e a cui puoi aggiungere parametri di valutazione. Inoltre, puoi inserire commenti qualitativi usando le caselle di testo. Quando inviti ai colleghi per i colloqui, ti basta inviare i moduli con gli inviti: sarà il sistema di monitoraggio delle candidature a ricordare loro di compilarli.

In questo modo puoi visualizzare valutazioni aggregate, comparare i candidati e prendere così una decisione ponderata.

Dov'è finito quel CV? Qual era l'indirizzo del candidato? Una volta che un candidato viene inserito nel sistema di monitoraggio, i suoi dati sono archiviati e, in caso di assunzione, trasferiti nel suo profilo dipendente nel rispetto dei requisiti GDPR. Se il candidato, invece, non viene assunto, i dati solo eliminati dal sistema, in conformità alle normative sulla privacy.

Se avete bisogno di una lettera per il richiedente o il dipendente, come un contratto di lavoro o una referenza provvisoria, potete usare un modello che combina tutte le informazioni rilevanti. Voi o il dipendente potete aggiungere i dati mancanti.

I dati mancanti possono essere aggiunti da te o dal dipendente. Ciò significa molto impegno dedicato alla scrittura. Per ottimizzare questa attività, puoi affidarti ai modelli. Il recruiting ATS con Personio ti permette di creare dei modelli da usare più e più volte per tutte le tue esigenze (conferme di ricevimento, inviti a colloqui, rifiuti, ecc.). Se vai in ferie, puoi autorizzare i colleghi a utilizzare i modelli e inviarli in tua assenza.

Puoi creare un modello di e-mail per ogni fase della candidatura, che verrà in seguito compilato automaticamente con i dati del candidato. Qui puoi trovare le best practice per i modelli di e-mail.

Puoi impostare una casella postale da cui i dipendenti della tua azienda possono inviare e-mail, organizzare tutte le conversazioni con i candidati in una posizione centrale e garantire la piena trasparenza nella gestione delle candidature.

Un processo di candidatura di solito prevede diverse fasi: telefonata conoscitiva, colloquio professionale su Skype, incontro di persona, valutazione, ecc. Puoi definire in anticipo tutti questi passaggi con Personio e assegnare i compiti ai colleghi. In questo modo eviterai che la procedura vada troppo per le lunghe e sfinisca il candidato.

Se la procedura si interrompe, ad esempio perché il candidato ha ricevuto una valutazione negativa, tu e i tuoi colleghi saprete il motivo, poiché tutti i feedback vengono inseriti centralmente nel sistema di monitoraggio dei candidati.

Utilizza i modelli per comunicare con i candidati, in modo che non debbano mai aspettare troppo a lungo per una risposta o un invito. Solo se il candidato accetta di fare un colloquio, i tuoi colleghi vedranno comparire una notifica automatica nel proprio calendario.

Personio genera dei link di monitoraggio per la tua pagina delle offerte di lavoro, così potrai sapere da dove arrivano i (migliori) candidati. Infatti, il software associa automaticamente i candidati ai singoli canali in cui hai pubblicato gli annunci di lavoro nel corso della procedura di recruiting ATS.

In questo modo puoi vedere se i candidati provengono principalmente da un'agenzia di collocamento, un portale di lavoro, da un addetto alla ricerca e selezione del personale o qualcosa di simile, e puoi allocare il budget di conseguenza.

Con un sistema di monitoraggio dei candidati come Personio, puoi anche avere una panoramica dello stato del candidato e vedere in quale fase si trova. Se solo pochi candidati superano la prima o la seconda fase di colloqui, dovresti capire perché: i tuoi annunci di lavoro sono troppo vaghi, le offerte vengono pubblicate in un canale sbagliato o i candidati si ritirano perché il processo è troppo lungo? Questa analisi qualitativa all'interno di un sistema ATS può aiutarti a migliorare la procedura.

Se, ad esempio, scopri che le offerte vengono rifiutate perché non corrispondono alle aspettative di stipendio, puoi modificare l'interfaccia del candidato. In questo caso, chiedi subito ai candidati cosa si aspettano in termini di remunerazione e se non sei sicuro di poterne soddisfare le necessità, non invitarli a un colloquio. Secondo uno studio di Bitkom Research e Personio, essere in disaccordo sullo stipendio è uno dei motivi più frequenti dell'insuccesso della procedura di assunzione.

Esistono numerosi strumenti per la gestione delle assunzioni. Tra i criteri importanti da considerare per scegliere il più adatto ci sono: gamma delle funzioni, prezzo, possibilità di personalizzazione, sicurezza dei dati, servizio clienti, tempi e costi della configurazione. Nel decidere, valuta attentamente anche se uno strumento di gestione delle candidature è compatibile con altri sistemi e se può essere utilizzato anche per altre attività e non solo per semplificare le procedure di assunzione.

Il processo inizia quando ricevi i dati del candidato, ovvero le informazioni che costituiscono la base della gestione dei dipendenti. Questi dati devono essere gestiti attentamente sin dall'inizio.

Personio è una soluzione HR olistica che semplifica le assunzioni, la gestione e lo sviluppo dei dipendenti e riduce le attività amministrative che il team HR deve svolgere durante tutto il periodo in cui un dipendente ha rapporti con l'azienda.

Se hai a disposizione un sistema di monitoraggio che ti consente di migliorare processi come le comunicazioni con i candidati, la loro valutazione o il coordinamento delle parti interne, risparmierai sia tempo che denaro. Inoltre, offrirai ai candidati un processo professionale e dimostrerai di essere un datore di lavoro moderno e digitale.

Con un sistema per la gestione dei candidati, le singole fasi o l'intero processo di candidatura possono essere gestiti in forma elettronica. Questi sistemi, spesso denominati software per le assunzioni o sistemi di monitoraggio dei candidati (ATS), sono utilizzati da molte piccole e medie imprese, nonché da grandi aziende. In alcuni ambiti, i software di recruiting assomigliano ai software per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM).

Una delle attività importanti nella gestione dei candidati è raggruppare con trasparenza tutte le informazioni e i processi di un'organizzazione relativi alla gestione delle candidature in un unico luogo. Un sistema di monitoraggio garantisce che le candidature siano gestite in modo efficace e strutturato durante il processo di recruiting.

Le aziende più piccole utilizzano spesso programmi e-mail o fogli di calcolo Excel per gestire i loro candidati. Tuttavia, per le medie imprese e nei casi in cui c'è un numero elevato di candidati, è fondamentale avere un sistema di monitoraggio delle candidature professionale. Ciò semplifica il recruiting e riduce il carico di lavoro dei dipendenti. Nelle grandi aziende, il software per la gestione dei candidati fa spesso parte di un sistema informativo HR generale (HRIS) o di un software per la pianificazione delle risorse aziendali (ERP).

Il software di recruiting precedente era installato sui computer presso la sede centrale ("in loco"), determinando spesso spese di installazione elevate e aumentando il costo dei progetti IT. Nelle piccole e medie imprese, negli ultimi anni si sono diffusi sistemi di monitoraggio dei candidati SaaS (software-as-a-service). Di solito, questi sistemi si basano su browser e pertanto non richiedono l'installazione in loco. Con le soluzioni SaaS, le aziende di solito possono pagare mensilmente o annualmente.