Onboarding aziendale: cos'è e come si progetta il processo

Il termine onboarding, che in inglese significa “imbarco”, indica il processo di integrazione delle persone appena assunte. Integrarsi in una nuova realtà lavorativa non è semplice: è compito delle Risorse Umane innanzitutto, ma anche dei senior che accolgono i nuovi assunti in azienda, favorire tale integrazione e permettere alle persone di diventare produttive per l’azienda nel minor tempo possibile.

Fare onboarding in azienda significa accogliere e accompagnare passo dopo passo le nuove risorse. È un processo indispensabile per far loro conoscere pratiche, cultura aziendale e valori fondanti dell’impresa in cui lavoreranno. 

Capita spesso che molte aziende confondano l’onboarding con l’orientamento. L’orientamento è una pratica normalmente svolta da supervisori o responsabili di divisione per presentare i neo-assunti e far loro prendere dimestichezza con spazi di lavoro e pratiche aziendali. Tale pratica viene spesso svolta in uno o due giorni, all’arrivo dei neo-assunti in azienda. 

Al contrario, l’onboarding è un processo strategico di lunga durata, di cui l’orientamento è parte integrante. Solitamente ci vogliono almeno 6 mesi per sviluppare l’intero processo, ma le tempistiche possono variare in base alla struttura aziendale, all’organizzazione del lavoro e al ruolo che la risorsa dovrà ricoprire.

L’onboarding aiuta a instaurare un vero e proprio rapporto bidirezionale con i nuovi arrivati. Lo scopo principale è quello di evitare che le persone si sentano abbandonate, demotivate e pensino di aver commesso un errore accettando la proposta di lavoro. Accade più spesso di quanto si immagini: secondo una ricerca in lingua inglese condotta dallo Human Capital Institute, infatti, almeno il 20% dei neo-assunti decide di lasciare il posto di lavoro durante il periodo di prova. Avrai dunque capito l’importanza strategica di tale processo, ma anche la difficoltà di organizzare un onboarding efficace. 

Ecco alcuni consigli per organizzare un onboarding efficace:

• Predisponi il materiale da fornire ai neo-assunti. Slide, video-tutorial, materiali cartacei: qualsiasi sia il mezzo che hai scelto di usare per raccontare ai neo-assunti la cultura e i valori aziendali, è compito delle Risorse Umane verificarne l’adeguatezza e l’aggiornamento. Fai in modo che i neo-assunti abbiano ben chiare le politiche e i regolamenti aziendali fin dal loro primo giorno. 

• Prepara un piano di formazione adeguato al ruolo della nuova risorsa. Oltre a conoscere la cultura aziendale, i neo-assunti dovranno imparare quali sono i compiti da svolgere nella loro nuova mansione e come ci si aspetta che li svolgano. Non c’è nulla di più imbarazzante per un neo-assunto del trovarsi con le mani in mano la prima settimana di lavoro perché nessuno ha tempo di spiegargli i task da svolgere, le modalità e gli strumenti da usare. 

• Informa colleghi e colleghe dell’arrivo di una nuova risorsa. È buona prassi che ogni persona sia informata in anticipo dell’arrivo di una nuova risorsa e del suo ruolo, in modo che sia più semplice per loro prepararsi ad accogliere i neo-assunti. 

• Redigi un piano delle attività, con scadenze temporali. Nel caso in cui sia previsto un affiancamento con responsabili di divisione o con altre persone più esperte, è bene preparare in anticipo anche un piano delle attività da far svolgere alla nuova risorsa. Si eviterà così di mettere la persona nella condizione di dover chiedere a qualcuno quale sia il passo successivo da compiere.

Assicurati un inizio produttivo

Organizza le attività di onboarding per tutti i colleghi, in modo manuale o automatico: Personio ti manderà dei promemoria in tempo affinchè, fin dal primo giorno, tutto sia pronto per i nuovi arrivati.

Rendi efficente l'onboarding

Come abbiamo visto, creare un processo di onboarding richiede tempo e organizzazione. Il processo va dunque suddiviso in fasi: ne possiamo distinguere tre, una delle quali si svolge in due step differenti.

Il processo di onboarding inizia all’indomani dell’accettazione del posto di lavoro da parte di una persona. Alcuni specialisti delle Risorse Umane si avvalgono delle tecniche dell’onboarding già a partire dalla redazione delle offerte di lavoro! Del resto, far percepire la cultura aziendale fin dall’annuncio di lavoro è di certo un’ottima strategia per attrarre candidati in target. 

Durante il colloquio, parlare dei valori aziendali e dei compiti da svolgere aiuterà le persone ad avere un’idea più precisa di cosa ci si aspetta da loro. È utile essere il più chiari possibile, affinché i candidati non abbiano dubbi o ripensamenti dopo aver accettato la proposta di lavoro.

Superata la difficile fase dei colloqui, è il momento di entrare nel vivo della prima fase di onboarding. Per fare ciò ti consigliamo di:

• Creare un flusso di email di benvenuto. Dare il benvenuto in anticipo è l’occasione giusta per conoscere un po’ meglio i futuri colleghi e magari iniziare a svolgere noiose, ma indispensabili pratiche amministrative, come ad esempio la richiesta di documenti o la verifica degli aspetti contrattuali. Si tratta anche di un ottimo modo per rimanere in contatto e dare informazioni utili: organigramma aziendale, eventuali badge necessari per l’ingresso in azienda, pass per il parcheggio o informazioni sui mezzi pubblici, funzionamento della mensa (se presente) e convenzioni aziendali ed eventi sociali. 

• Preparare la postazione e i materiali di lavoro. Per sentirsi ben accolti, è necessario che i nuovi arrivati siano pronti a svolgere il proprio lavoro non appena entrati in azienda. È bene dunque preparare in anticipo tutto ciò che gli o le servirà: crea per loro un account aziendale, prepara una lista con le password o altri accessi necessari per lo svolgimento del lavoro, acquista eventuali licenze software aggiuntive, predisponi computer, telefoni o altri dispositivi, crea uno spazio di lavoro accogliente.

• Pianificare le attività da svolgere durante la prima settimana. Se organizzi in anticipo le attività che i nuovi assunti dovranno portare a termine durante la prima settimana, perderai meno tempo: una volta arrivate in azienda, le persone sapranno già cosa fare. 

• Informare i futuri colleghi o i clienti. Comunica in anticipo l’arrivo di nuove risorse per gestire al meglio la loro accoglienza. Nelle aziende con reparti numerosi si potrebbe organizzare un regalo di benvenuto o un piccolo aperitivo, per aiutare i nuovi arrivati a socializzare più velocemente con colleghi e colleghe. Una buona prassi è anche quella di presentare la nuova risorsa a clienti e partner, annunciando il suo arrivo sui canali social aziendali.

Se hai svolto una buona pianificazione durante la prima fase, il primo giorno di lavoro sarà ricordato come una splendida esperienza dai nuovi arrivati e contribuirà a creare il coinvolgimento necessario per stimolare la loro produttività.

Durante il primo giorno di lavoro è utile presentare i nuovi arrivati a tutti i reparti aziendali, guidandoli in un vero e proprio tour esplorativo dell’azienda. Fai in modo che la nuova risorsa abbia compagnia durante la pausa pranzo, in mensa o in un luogo esterno all’azienda.

Preparare in anticipo le attività da svolgere durante la prima settimana di lavoro aiuterà i nuovi arrivati ad ambientarsi meglio e più in fretta. Fai in modo che i task non siano troppo serrati e che le nuove risorse abbiano il tempo necessario per comprendere le attività da svolgere.

Checklist: assicurati un onboarding fluido

In ogni fase dell'onboarding, ci sono compiti specifici per svolgere e aspetti da considerare. La nostra checklist ti guida ai punti più importanti.

Scarica subito la checklist

Dopo la prima settimana di lavoro è importante verificare se la nuova risorsa si è ambientata, se ha riscontrato dei problemi nello svolgimento delle attività o se ha dei suggerimenti per migliorare il proprio lavoro. Del resto, abbiamo già detto che l’onboarding si basa sulla comunicazione reciproca.

Lo scambio di informazioni tra le Risorse Umane e nuovi assunti dovrà continuare anche nelle settimane e nei mesi successivi. La durata effettiva del processo di onboarding dipende dal ruolo del dipendente e dalle sue responsabilità. Ma anche dai suoi feedback, dalla sua velocità di apprendimento dei processi e dalla sua integrazione nella cultura aziendale.

Nell’organizzazione e nella gestione di un processo di onboarding aziendale, nulla va lasciato al caso: è necessario un monitoraggio continuo. Per non dimenticare di compiere alcuni passaggi fondamentali, ti abbiamo preparato un breve riepilogo delle azioni necessarie:

• Crea un processo di onboarding che rispecchi i valori aziendali. Ti sembrerà scontato, ma il passo da compiere è quello di mettere nero su bianco le azioni per ognuna delle fasi del processo. Focalizzati sulla mission aziendale e sugli obiettivi da realizzare durante il processo.  

• Stabilisci quali risorse si occuperanno di svolgere le azioni del processo e in quanto tempo. Perché il processo di onboarding funzioni senza intoppi, ogni risorsa coinvolta dovrà sapere esattamente cosa fare e in quanto tempo. Indica tempistiche plausibili per non sovraccaricare inutilmente le risorse coinvolte. 

• Redigi una checklist delle azioni da compiere. Dalla preparazione dei documenti e della scrivania, all’accoglienza e agli eventi sociali: in questo modo ogni persona in azienda sarà a conoscenza di tempistiche e ruoli nel processo di onboarding. Avere una checklist del processo di onboarding significa avere una bussola affinché tutte le persone coinvolte guardino nella stessa direzione. 

• Automatizza i processi di onboarding. Rendere automatiche alcune azioni ti consentirà di gestire in modo più proficuo il tuo tempo. Per aiutarti a svolgere al meglio questo delicato processo, abbiamo creato una piattaforma HR all-in-one, dedicata alle PMI: potrai gestire i processi di onboarding in modo del tutto automatico e renderli maggiormente efficaci per te e per i nuovi assunti.

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