Documentazione digitale

I dati dei dipendenti
a portata di mano

Assicurati che i dati del personale siano archiviati correttamente, in modo completo e sempre in conformità con i requisiti legali, e di non perdere più tempo per cercare le informazioni sui dipendenti.
Documentazione digitale dei dipendenti
Documentazione digitale dei dipendenti su dispositivi diversi

Archivio dei dati centralizzato

Tutti i dati e i documenti del personale sono archiviati nella documentazione digitale dei dipendenti e l'aggiornamento avverrà solo al suo interno. Il risultato è un database ben organizzato, che consente di risparmiare tempo in attività HR a valle, come il libro paga.

Una migliore gestione dei dati
con meno fatica

La documentazione digitale dei dipendenti rende più facile per tutti mantenerei dati e i documenti centralmente. I dipendenti possono aggiornare i propri dati in autonomia e il reparto HR dovrà soltanto confermare le modifiche.
Facilità di richiesta di approvazione all'interno della documentazione digitale dei dipendenti
Panoramica della documentazione digitale dei dipendenti

Gestione dei dati
conforme

Tutti i dati vengono archiviati in modo sicuro in un'unica posizione: la documentazione digitale dei dipendenti. È possibile definire i diritti di accesso per stabilire chi è autorizzato a visualizzare e modificare i dati del personale.

Documentazione digitale dei dipendenti
con Personio

Personio ti supporta in tutti i tuoi processi HR, dalla gestione dei candidati o delle ferie alla contabilità salariale. Prova Personio con un account di prova gratuito o prenota una demo di 30 minuti per scoprire come ottimizzare i processi utilizzando un software più efficiente.

Perché introdurre
la documentazione digitale dei dipendenti

Sempre più aziende riconoscono i vantaggi della digitalizzazione, incluso il valore della creazione e dell'archiviazione dei documenti digitali del personale. Dopotutto, la documentazione del personale in versione elettronica non solo aumenta l'efficienza del reparto HR, ma migliora notevolmente la qualità dei documenti e delle schede anagrafiche dei dipendenti. Inoltre, se i permessi di accesso sono gestiti in modo attento, i dati del reparto HR rimarranno al sicuro e ne verrà garantita la riservatezza.

L'introduzione della documentazione elettronica (ovvero digitale) dei dipendenti è un grande passo verso la trasformazione digitale. Riduce le spese per le strutture HR e in genere produce un ritorno sugli investimenti (ROI) in soli 18 mesi.

Per essere chiari, i costi aumentano nella fase iniziale, al momento dell'avvio del processo di conversione dalla versione cartacea a quella digitale, ma si riducono rapidamente dopo i primi sei o nove mesi. I costi iniziali normalmente includono l'investimento per il software stesso, la formazione necessaria, le spese di implementazione, comprese quelle per la conversione del processo, e un aumento temporaneo del carico di lavoro durante la digitalizzazione dei documenti cartacei. Tuttavia, in seguito il processo sarà lineare fino alla conclusione.

Perché scegliere di utilizzare la documentazione elettronica dei dipendenti? Una delle ragioni più frequenti è il risparmio sui costi in ambito HR. Di seguito sono riportati alcuni dati comunemente utilizzati come prova del ROI. Nota: questi costi si riferiscono a operazioni in corso in aziende di grandi dimensioni, con una media di 4000 dipendenti:

  • Costi per la gestione dei documenti dei dipendenti non digitalizzati: 90 centesimi per documento, inclusi gli archivi e le attività conformi ai criteri di audit
  • Costi per la gestione digitale dei documenti dei dipendenti: 20 centesimi a documento per la digitalizzazione continua

Questa scelta ha certamente senso dal punto di vista economico, ma il taglio dei costi non è l'unica ragione per passare al digitale. Infatti, tra le altre motivazioni vi sono il tempo e una riduzione del carico di lavoro delle risorse umane. Non solo è possibile gestire e aggiornare la documentazione in modo efficiente, ma i dati possono essere aggiornati in modo autonomo dal personale. Di conseguenza, i dipendenti qualificati avranno più tempo per dedicarsi ad altre aree della gestione delle risorse umane importanti, ma spesso trascurate.

Inoltre, se i file dei dipendenti sono archiviati in formato elettronico, le informazioni necessarie possono essere reperite più rapidamente ed elaborate in pochi minuti. È piuttosto diverso dalla gestione dei documenti cartacei, che in genere richiede almeno 20 minuti per ogni procedura (o spesso molto di più).

Non va dimenticato che una volta che la digitalizzazione è in atto, non serviranno più costosi spazi di archiviazione. Inoltre, i periodi di conservazione dei documenti possono essere gestiti con facilità (un software come Personio ti ricorda quando è il momento di eliminarli).

Contattaci per sapere quanto potresti risparmiare in totale, in termini di costi tangibili e intangibili. Il nostro esperto di soluzioni software per la documentazione digitale dei dipendenti sarà lieto di preparare un prospetto di costo dettagliato in base alle dimensioni della tua azienda.

Vantaggi in breve

  • Risparmia tempo (e costi) durante l'elaborazione della documentazione dei dipendenti.
  • Elimina le vecchie scatole di carta: rendi queste attività più sostenibili, ricava più spazio e risparmia denaro invece di pagare per uno spazio di archiviazione costoso.
  • Lavora in modo più collaborativo: trai vantaggio dall'ottimizzazione dei processi interdipartimentali.
  • Usa i dati per migliorare costantemente: crea query con il semplice clic di un pulsante e sfruttali per promuovere nuove iniziative HR o migliorare quelle in corso.
  • Migliora la sicurezza dei dati grazie a sistemi intelligenti di gestione dei permessi.
  • Gestisci, conserva o elimina i documenti in modo semplice, nel rispetto degli obblighi di conservazione locali applicabili.
  • Hai la certezza di avere la versione corretta: consulta i documenti pertinenti e aggiornati in modo agevole.
  • Consenti ai dipendenti di operare in autonomia, ottenendo dati più accurati e risparmiando tempo.
  • Hai la certezza che i tuoi dati sono al sicuro grazie agli elevati livelli di conformità al GDPR di Personio e ai sistemi avanzati basati sulle autorizzazioni.
  • Conserva (o elimina) i documenti senza difficoltà, nel rispetto degli obblighi di conservazione locali applicabili.

Dimentica ricerche dispendiose in termini di tempo per la documentazione dei dipendenti e le informazioni contenute, così come per i processi di compilazione.

Che cos'è la documentazione digitale dei dipendenti?

La documentazione dei dipendenti contiene i dati lavorativi del dipendente. Anche se non esiste una definizione legale di questi dati, i responsabili HR in genere decidono quali sono pertinenti per il servizio, il contratto, la carriera, la vita e la salute sul lavoro di un dipendente. Tali dati sono definiti “documentazione digitale dei dipendenti”.

La documentazione dei dipendenti può essere conservata elettronicamente?

Anni fa, si pensava che i documenti dovessero essere conservati in formato cartaceo. Tuttavia, oggi, la maggior parte dei governi di tutto il mondo incoraggia attivamente i cittadini e le aziende a conservare i documenti in formato digitale. Ad esempio, nel Regno Unito, l'HMRC accetta di buon grado copie digitali delle ricevute per la richiesta di rimborsi spese, purché siano chiaramente leggibili, in alta qualità e, soprattutto, accessibili come e quando necessario.

Lo stesso vale per la documentazione dei dipendenti: sì, il digitale è consigliato. Non solo è ecologico, ma garantisce anche la massima tranquillità, poiché i documenti sono più facili da archiviare, reperire e analizzare ovunque e in qualsiasi momento.

Quali documenti devono essere contenuti nella documentazione del dipendente?

In genere, la documentazione del dipendente include tutto, dal CV alle informazioni pertinenti sul reclutamento, come il contratto di lavoro, fino ai documenti relativi alle retribuzioni, alle imposte, ai congedi annuali, ai benefit, alle prestazioni e persino ai KPI. Anche i dati identificativi, l'istruzione, la formazione professionale e le informazioni sul conto bancario fanno parte della documentazione dei dipendenti. Tuttavia, ogni documentazione dei dipendenti può contenere (e probabilmente conterrà) diversi tipi di informazioni e alcuni documenti non dovrebbero essere archiviati nella documentazione dei dipendenti.

  • CV
  • Documenti contenenti informazioni amministrative e fiscali come le dichiarazioni per l'attestazione dei redditi percepiti
  • Documentazione sulle prestazioni e lo sviluppo
  • Risposte dei dipendenti ai sondaggi
  • Informazioni sul reclutamento
  • Documenti contenenti informazioni su benefit o dati previdenziali, moduli relativi a parenti stretti, azioni, ecc.
  • Dati sanitari e sui congedi per malattia, ma non informazioni sulla disabilità
  • Documentazione relativa alle dimissioni o al pensionamento
  • Candidature di lavoro
  • Informazioni sull'addebito diretto e sul conto bancario
  • Dati sull'esperienza professionale, quali data di inizio, data di fine del periodo di prova, anni di servizio
  • KPI o informazioni relative alle prestazioni
  • Informazioni sulla retribuzione come i cedolini
  • Dati sui congedi annuali e su quelli a lungo termine
  • Documentazione ufficiale emessa dallo stato, come passaporti, documenti d'identità e numeri di previdenza sociale
  • Documenti contenenti informazioni su gratifiche e premi di produzione

Quali documenti non devono essere conservati nella documentazione personale del dipendente?

Come regola generale, non devono essere conservate cartelle cliniche, informazioni relative alla cittadinanza o documenti non necessari. La maggior parte dei paesi ha regole e linee guida specifiche sui documenti che non devono essere conservati nella documentazione personale del dipendente. Le norme culturali e i regolamenti in materia di protezione dei dati determineranno anche quali informazioni possono e devono essere archiviate, e per quanto tempo.

Che cosa? Nessuna informazione sanitaria o sulla cittadinanza?

In realtà, è importante conservare le informazioni sanitarie e sulla cittadinanza di un dipendente. Tuttavia, queste non devono essere tenute assieme alla documentazione generale del personale. Infatti, devono essere archiviate separatamente sia per garantirne la sicurezza sia per renderle immediatamente accessibili ai funzionari governativi quando necessario.

Mantieni solo le informazioni di cui hai bisogno

Uno dei principi della legge sulla protezione dei dati è che le informazioni conservate devono “essere adeguate e conservate solo per il periodo di tempo necessario”. Le osservazioni personali sui dipendenti, le loro convinzioni, il sesso, le preferenze sessuali o le attività al di fuori dell'orario di lavoro non devono essere conservate per alcun motivo.

Per quanto tempo deve essere conservata la documentazione dei dipendenti (e le informazioni contenute)?

Non esiste un periodo di conservazione generale stabilito per la documentazione del dipendente, ma varia a seconda del tipo di documento. Ad esempio, in alcuni paesi, il CV dei candidati che non hanno ottenuto un posto di lavoro devono essere eliminati dopo alcune settimane.

Chiaramente, non è necessario archiviare tutti i documenti relativi ai dipendenti assunti e che hanno lasciato l'azienda, ma alcuni, come la descrizione della mansione, il CV o magari le informazioni relative alle prestazioni, devono essere conservati in modo da poter scrivere, in futuro, delle valide lettere di referenze, se richiesto.

Come si dovrebbe organizzare la documentazione dei dipendenti?

La documentazione dei dipendenti può essere ordinata cronologicamente, per tipo di documento, per reparto, divisione o paese, oppure utilizzando un sistema significativo pertinente alla propria azienda. Indipendentemente dalla modalità adottata, assicurati di assegnare nomi adeguati e fai sì che il reparto HR predisponga la documentazione secondo dei criteri logici per l'intera organizzazione.

Un software di gestione documentale come Personio, ad esempio, consente di creare strutture di documenti che hanno senso per l'organizzazione e di archiviare le informazioni in sezioni. Per esempio, sezioni come il profilo pubblico includeranno il nome e l'indirizzo e-mail. Sezioni come quelle dei dati personali possono includere il paese di nascita e le informazioni del profilo LinkedIn, mentre i dati dei libri paga includeranno informazioni sugli stipendi, le categorie fiscali e altro ancora.

Per maggiori informazioni su come un software di gestione dei file dei dipendenti come Personio archivia i dati del personale con sezioni e attributi visita questa pagina.

Come mantenere aggiornata la documentazione del personale?

I dati conservati nel fascicolo del dipendente non sono solo responsabilità del reparto HR, ma anche del dipendente stesso. Alcune soluzioni software per la gestione del personale come Personio aiutano i team HR a rendere più semplice l'aggiornamento dei dati, come il numero di telefono, da parte del dipendente, che potrà farlo in autonomia. Anche le richieste di congedo o trasferta possono essere elaborate e approvate in modo agevole. Ciò semplifica la gestione per il reparto HR e tu dovrai solo definire chi è autorizzato a effettuare gli aggiornamenti e i dati che possono essere modificati.

Chi è autorizzato a visualizzare e aggiornare i dati dei dipendenti? Gestione delle autorizzazioni relative ai documenti

Le autorizzazioni relative ai documenti indicano chi può accedere o modificare la documentazione digitale dei dipendenti. Se gestite in modo appropriato, consentono al reparto HR di risparmiare tempo e di evitare problemi. Per esempio, se in precedenza un dipendente o un supervisore voleva visionare la documentazione di un'altra persona, era necessario del tempo per trovare le relative informazioni e stabilire un orario per la consultazione, ma con Personio non è così. Infatti, i dipendenti e i supervisori possono consultare la documentazione del personale autonomamente e possono farlo anche sul PC o sullo smartphone. Inoltre, poiché la gestione delle autorizzazioni per l'accesso ai documenti di Personio è conforme ai requisiti in materia protezione dei dati, è davvero facile concedere il livello di accesso appropriato alle giuste persone e solo a quelle.

Anche i sistemi come i programmi di calcolo delle retribuzioni hanno accesso ai dati dei dipendenti per modificare, ad esempio, le informazioni sulle buste paga, i dati sugli orari e la documentazione elettronica. Tuttavia, poiché i dati vengono trasferiti automaticamente, aggiornati con cadenza periodica e archiviati in modo sicuro, i dati come gli straordinari, le assenze per malattia, le trasferte o i congedi pagati possono essere verificati molto più facilmente, il tutto in un unico posto e con pochi clic. Inoltre, è stato dimostrato che la documentazione digitale dei dipendenti protegge maggiormente le informazioni contenute rispetto ai documenti cartacei, principalmente grazie a un'adeguata gestione dei permessi di accesso.

Documentazione digitale dei dipendenti e protezione dei dati: i tuoi dati sono al sicuro nelle nostre mani

Ogni azienda è tenuta a proteggere la documentazione del personale, archiviandola in modo da impedire accessi non autorizzati da parte di terzi. Fortunatamente, Personio si affida a un sistema di protezione dei dati sviluppato in Germania e conforme al Regolamento generale europeo sulla protezione dei dati. Proteggiamo i dati dei nostri clienti su server sicuri certificati ISO a Francoforte sul Meno. Ulteriori copie sono conservate in aree separate e con protezione antincendio. L'autenticazione a due fattori e un sofisticato sistema di gestione dei ruoli e dei diritti garantiscono la protezione dei dati da accessi non autorizzati. Inoltre, il software HR di Personio offre ulteriori funzionalità di sicurezza e si connette all'utente sempre tramite crittografia SSL.

Con la documentazione elettronica dei dipendenti, analizzare i dati è facile.

Di solito, le organizzazioni che archiviano la documentazione dei dipendenti a livello centrale utilizzano un  software HR che le aiuta a raccogliere tutti i dati sui dipendenti in un unico posto (o a collegarli tra di loro). In questo modo, è molto più facile avere una panoramica generale e intraprendere azioni pertinenti per aiutare sia i dipendenti sia l'azienda. Ad esempio, si potrebbe voler prendere in considerazione la formazione del personale o concentrarsi sullo sviluppo di iniziative volte a ridurre le assenze per malattia frequenti.

Poiché tutti i dati di cui potresti aver bisogno sono archiviati insieme, è molto più facile analizzarli in modo regolare e immediato. Invece, se la tua organizzazione utilizza ancora un metodo di archiviazione cartaceo, queste operazioni richiedono molto più tempo.

Conclusione

Immagina un mondo in cui tutte le informazioni sui dipendenti siano accessibili con pochi clic alle persone giuste e in qualsiasi momento. Questo è il mondo di Personio. Con noi, le ricerche estenuanti dei dati in vecchie cartelle o fogli di calcolo Excel non organizzati in modo corretto ormai sono un ricordo. La documentazione digitale dei dipendenti non è solo più economica da gestire nel lungo periodo, ma offre anche una serie di vantaggi tangibili e intangibili.