Permessi ROL: tutto quello che devi sapere sulla riduzione dell’orario di lavoro

ROL è l’acronimo di “riduzione dell’orario di lavoro” e indica una determinata tipologia di permesso che le aziende possono concedere ai propri dipendenti al fine di permettere loro di astenersi dall’attività lavorativa, senza incorrere nel rischio di subire una riduzione della propria retribuzione mensile. Lo scopo dei permessi ROL è quello di aiutare il lavoratore a conciliare vita professionale e sfera privata: è possibile fare richiesta di una riduzione dell’orario lavorativo per motivi personali, per prestare assistenza ad un familiare malato o perché semplicemente si ha bisogno di qualche ora di riposo. 

La quantità di ore di ROL di cui ciascun lavoratore può disporre ogni mese dipende da quanto stabilito dal CCNL (Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro) di riferimento per il proprio settore, che stabilisce i criteri per il calcolo dei ROL, ma anche i termini di scadenza e la proporzione tra ore di lavoro svolte e ROL maturati. Una delle particolarità che accomuna i permessi ROL alle altre tipologie di permessi lavorativi e alle ferie sta nel fatto che essi costituiscono un vero e proprio diritto per il lavoratore, che comprende la garanzia di una loro retribuzione al 100%. Per questa ragione, ad esempio, nel caso di ROL in negativo, ossia quando il lavoratore richiede di poter usufruire di ore di permessi ROL che non ha ancora maturato, il datore di lavoro non potrà scalare queste ore dalla retribuzione del dipendente; sarà possibile invece scalare i ROL in negativo dalle ore di ROL che verranno maturate nei mesi successivi.

I permessi ROL dunque, così come la gestione delle ferie, sono aspetti fondamentali della gestione delle risorse umane di un’azienda, in quanto contribuiscono al benessere dei dipendenti. 

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All’inizio di questo articolo abbiamo specificato che i permessi ROL rappresentano solo una delle tante tipologie di permessi di lavoro a cui i dipendenti di un’azienda hanno diritto. 

Vediamo allora insieme quali sono le principali differenze tra i permessi ROL e qualsiasi altra forma di permesso lavorativo:

• I permessi ROL sono sempre retribuiti al dipendente, mentre tra gli altri tipi di permessi ce ne sono anche alcuni non retribuiti, ad esempio quelli sindacali

• I permessi ROL possono essere richiesti dal dipendente senza l’obbligo di fornire alcuna motivazione al datore di lavoro; gli altri permessi corrispondono invece a situazioni specifiche (permesso per matrimonio, per lutto, per maternità, ecc.)

• I permessi di lavoro sono generalmente disciplinati in maniera diretta dalla legge, mentre i ROL sono disciplinati in larga parte dai CCNL di riferimento

A questo punto, è importante analizzare anche le differenze tra permessi ROL e ferie, le quali rappresentano un diritto irrinunciabile per qualsiasi lavoratore, utile a garantire un recupero psico-fisico adeguato alla cura di sé stessi e delle proprie relazioni. Presentiamo di seguito gli elementi che differenziano ROL e ferie:

• Modalità di conteggio: mentre le ferie vengono calcolate a giorni, i permessi ROL sono calcolati ad ore.

• Limite minimo: nel caso delle ferie è previsto un limite minimo di ferie retribuite ogni anno, che solitamente corrisponde a quattro settimane, a cui il lavoratore non può rinunciare. Per i permessi ROL, invece, non è previsto un limite minimo di ore da utilizzare obbligatoriamente; le ore di ROL di cui non si usufruisce non andranno perse, ma verranno retribuite sotto forma di una indennità.

• Fonti che regolano ROL e ferie: come abbiamo già visto, i permessi ROL sono regolati dai CCNL di riferimento per ogni singolo settore; le ferie, al contrario, sono regolate dalla legge.

• Fattori da considerare per il calcolo: il calcolo dei permessi ROL dipende, secondo quanto previsto dai CCNL, anche da alcune variabili come anzianità del lavoratore, inquadramento professionale e dimensioni dell’azienda, fattori che non influiscono invece sul calcolo delle ferie.

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Tenere traccia delle assenze in modo semplice

Un elemento che, al contrario, accomuna i permessi ROL e le ferie è il modo in cui vengono maturati: il dipendente infatti accumula sia i primi che le seconde su base mensile. In particolare, le ore di ROL vengono maturate: 

• nei mesi in cui il dipendente ha lavorato per almeno quindici giorni

• nei mesi in cui il lavoro del dipendente è risultato continuativo, pur con assenze retribuite

Il lavoratore matura, dunque, un monte ore mensile di permessi ROL di cui potrà usufruire a partire dal mese successivo. I termini di scadenza delle ore ROL maturate sono anch’essi stabiliti dal CCNL di riferimento, ma possiamo dire che, tendenzialmente, è possibile usufruire delle ore accumulate fino a 12 o 24 mesi dalla loro maturazione. 

Tenere traccia dei permessi ROL maturati e di quelli spesi da ogni singolo dipendente è fondamentale e necessita di particolare attenzione da parte dei responsabili HR. La gestione di questi permessi richiede, infatti, un considerevole impegno per garantirne una corretta pianificazione e un adeguato monitoraggio. Fortunatamente, i software HR come quello proposto da Personio intervengono in aiuto del personale HR semplificando e automatizzando tutte le azioni legate alla gestione dei permessi ROL, dal supporto nel controllo delle richieste al calcolo dei ROL, semplificando anche il loro inserimento in busta paga.

È bene sottolineare che tutti i lavoratori dipendenti, con contratto di lavoro sia a tempo determinato che indeterminato, hanno diritto ad usufruire dei permessi ROL, purché svolgano un orario full time, ovvero otto ore lavorative al giorno. I lavoratori in possesso di tale diritto possono ricorrere alla riduzione dell’orario di lavoro attraverso due differenti modalità:

• Modalità individuale: il singolo dipendente richiede un permesso ROL al datore di lavoro per esigenze personali. Se richiesti in questa modalità, i permessi ROL possono essere fruiti anche in gruppi di quattro o otto ore

• Modalità collettiva: l’azienda riduce l’orario di lavoro su base giornaliera o settimanale per tutti i suoi dipendenti, generalmente per esigenze di produttività o di contabilità

A questo punto ti starai chiedendo cosa accade ai permessi ROL di cui il dipendente non usufruisce, i cosiddetti ROL non goduti. A differenza di quanto si possa pensare, i ROL che non vengono utilizzati non vanno persi; al contrario, secondo quanto previsto dai CCNL, l’azienda è obbligata al pagamento dei ROL non goduti nella busta paga successiva alla scadenza degli stessi che, come abbiamo visto, avviene in genere dopo 12 o 24 mesi dalla loro maturazione. I ROL non goduti vengono liquidati al dipendente sotto forma di una indennità che il datore di lavoro non può rifiutarsi di pagare.

Lo strumento attraverso cui il dipendente può ottenere tutte le informazioni di cui necessita rispetto ai propri permessi ROL è, ovviamente, la busta paga. Le voci riguardanti i ROL in busta paga possono trovarsi nella sezione che indica le ore lavorate e il relativo compenso, in quella dedicata ai dettagli aggiuntivi come, appunto, ferie e permessi, o ancora nella sezione dedicata al riepilogo delle retribuzioni, contenuta generalmente nella parte inferiore della busta paga. 

Le voci sui permessi ROL presenti sul cedolino della busta paga sono diverse: c’è una voce per i ROL maturati negli anni precedenti e non ancora goduti, indicata come ROL a.p.; una per i ROL maturati nel mese appena concluso, ossia ROL MAT; una per i permessi ROL goduti nel corso del mese appena concluso, ROL GOD; infine, una che indica il saldo delle ore di ROL residue di cui ancora si dispone, ROL RES.

Cresce sempre più oggi l’importanza di riuscire a individuare la giusta chiave per garantire al lavoratore un corretto equilibrio tra la sua vita lavorativa e quella privata e l’attenzione delle aziende in tal senso deve essere sempre maggiore. Per questo motivo è necessario individuare strumenti sempre più efficaci per il controllo di tutti quegli aspetti che riguardano il mantenimento del benessere psico-fisico dei lavoratori tra cui, appunto, anche i permessi ROL. Ancora una volta l’adozione di software HR rappresenta l’investimento migliore da intraprendere per il raggiungimento di tale obiettivo: questi strumenti portano un enorme beneficio tanto per i dipendenti quanto per l’azienda, rendendo più semplici e intuitivi la gestione e il monitoraggio dei permessi ROL e riducendo così la possibilità di errori che possano intaccare questo diritto fondamentale.

Per eseguire un calcolo dei ROL maturati ogni mese, per prima cosa è necessario individuare il numero massimo di ore di ROL che possono essere maturate in un anno, indicato nel CCNL di riferimento; successivamente, basterà dividere questo numero per dodici, ossia i mesi dell’anno. In tal modo si avrà il valore mensile dei permessi ROL.

I dipendenti hanno diritto a vari tipi di permessi lavorativi retribuiti e non, ognuno dei quali viene utilizzato per una specifica esigenza. Esistono i permessi per matrimonio, maternità o paternità, per lutto, per motivi di studio, i permessi elettorali, sindacali, quelli per cure e visite mediche, per la legge 104, per le donazioni di sangue, per motivi familiari e, infine, i cosiddetti permessi ex festività.