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Attività e promemoria

Non dimenticare mai più le date importanti

Una miriade di attività da svolgere e un'agenda che esplode: una situazione molto comune per il reparto HR. Affidati a Personio per ricevere promemoria automatici degli eventi importanti, in modo che non ti sfugga nulla. Delega i compiti ai colleghi, gestisci la suddivisione del lavoro a livello centrale e monitora le attività in sospeso.

Attività e promemoria
Panoramica su attività e promemoria

Tutte le attività da svolgere a portata di mano

Un collega ha completato il periodo di prova, un contratto sta per scadere e deve essere condotto una valutazione delle prestazioni? È sufficiente registrare date e scadenze importanti a livello centrale in Personio e l'applicazione ricorda il dipendente e i suoi manager in modo affidabile e puntuale.

Spunta le attività in un istante

Personio ricorda le attività in prossimità della scadenza
tramite una notifica nella dashboard e l'invio di un'e-mail.
Facendo clic sul link nella dashboard è possibile accedere direttamente all'attività e a tutte le informazioni pertinenti.
Attività di onboarding con il software HR
Dashboard delle attività e dei promemoria nel software HR

Lavora in modo efficiente
e in autonomia

Manca un certificato medico o un feedback del candidato deve ancora essere completato? Assegna le attività in Personio per assicurarti che siano eseguite dalla persona giusta. Personio ricorda automaticamente ai dipendenti e ai manager le attività in sospeso. Entrambi possono vedere quando le attività sono state eseguite, quindi non serve ricontrollare.

Attività e promemoria
con Personio

Personio ti supporta in tutti i tuoi processi HR, dalla gestione dei candidati o delle ferie alla contabilità salariale. Prova Personio con un account di prova gratuito o prenota una demo di 30 minuti per scoprire come ottimizzare i processi utilizzando un software più efficiente.

Come il software per la gestione dei documenti HR riduce lo stress

I responsabili HR passano anni a studiare e a cercare un lavoro in questo ambito, e non vorrebbero mai ritrovarsi a gestire mucchi di documenti, processi infiniti, scartoffie, informazioni presenti in più sistemi e dipendenti frustrati.

Probabilmente iniziano a lavorare nelle Risorse umane per aiutare le persone, con l'obiettivo di coinvolgere i dipendenti, invogliare i candidati a lavorare per l'azienda, formare i dipendenti per migliorarne le competenze, aiutarli a raggiungere una promozione e adottare tecniche per superare la frustrazione in caso di difficoltà.

Tuttavia, il dover svolgere compiti noiosi e puramente amministrativi li logora a tal punto da drenarne le energie. Spesso e volentieri, i responsabili HR sanno che ci dev'essere un modo migliore per gestire la documentazione relativa al loro settore, solo che non hanno idea di quale sia.

Quindi, non appena scoprono il software per la gestione dei documenti HR di Personio, la loro vita cambia: possono risparmiare tempo, sentirsi meno frustrati e mantenere la sanità mentale.

Che cos'è il software per la gestione dei documenti?

Prima di scoprire Personio, i responsabili HR potrebbero non avere idea di cosa sia un software per la gestione dei documenti HR. In pratica, si tratta di un software che aiuta chi si occupa dei processi HR ad archiviare i documenti relativi ai dipendenti.

Il software per la gestione dei documenti HR aiuta le aziende a garantire che i dati dei propri dipendenti siano salvati in modo sicuro, gestiti con accuratezza, accessibili alle persone del caso (tra cui i dipendenti stessi) e facili da consultare e aggiornare.

Un software per la gestione dei documenti HR di qualità semplifica l'archiviazione e la gestione dei documenti da parte del reparto HR, sgravandolo dalle mansioni amministrative e concedendogli più tempo per le attività volte alla crescita dell'azienda. In realtà, può persino migliorare la vita dei dipendenti.

Cosa succede quando un software per la gestione dei documenti HR di qualità viene utilizzato in modo efficace?

Quando i responsabili delle risorse umane decidono di affidarsi a un software per la gestione dei documenti HR come Personio, è molto più facile gestire, monitorare e mantenere aggiornate le informazioni relative ai dipendenti e alle risorse umane. Personio permette di usare modelli per automatizzare le attività manuali (come la redazione di lettere di referenze) e offre ai dipendenti la possibilità di aggiornare le proprie informazioni (come la variazione di un indirizzo o dei dati bancari) in totale autonomia. Grazie a Personio, i responsabili HR possono ritrovare un equilibrio tra lavoro e vita privata e concentrarsi su quello per cui sono stati formati: aiutare le persone a ottenere di più dal proprio lavoro.

Vantaggi del software per la gestione dei documenti HR

Con un software di gestione dei documenti HR come Personio:

  • Tutti hanno accesso ai documenti necessari e questi sono sempre disponibili.
  • I documenti possono essere creati da modelli (quindi senza fare lo stesso lavoro due volte).
  • L'archiviazione è un gioco da ragazzi (si può archiviare tutto in directories alle quali può essere assegnato un nome personalizzato).
  • L'accesso, il recupero e la conservazione dei documenti sono conformi alle normative e ai requisiti del GDPR.
  • È possibile visualizzare un'anteprima dei documenti con un clic, quindi senza scaricare e salvare le versioni precedenti.
  • I dipendenti hanno il controllo dei propri dati, nonché la possibilità di caricare i propri documenti (come gli attestati o i certificati medici).
  • Il personale può caricare i documenti in blocco (non deve più caricare i file delle buste paga uno alla volta).
  • Spreadsheets sono un ricordo del passato.

Che tipi di documenti si possono archiviare tramite il software di gestione dei documenti HR?

Pensando all'intero ciclo di vita di un dipendente, dal momento in cui un candidato vede il tuo annuncio su un portale del lavoro a quando cerca la tua pagina delle carriere perché gli piace il tuo brand, trova un'infinità di documenti.

Questi devono essere conservati in conformità con regolamenti e normative come il GDPR, per poi essere eliminati al momento giusto, anche quando un dipendente lascia l'azienda o un candidato non ottiene il lavoro. Personio ti aiuta ad archiviare, accedere, modificare e recuperare tutti questi documenti in forma digitale. Puoi anche impostare dei promemoria per non dimenticare di eliminarli.

Tipi di documenti dei dipendenti che devono essere gestiti in modo sicuro

  • CV
  • Documenti contenenti informazioni amministrative e fiscali come le dichiarazioni dei redditi
  • Documentazione sulle prestazioni e lo sviluppo
  • Risposte dei dipendenti ai sondaggi
  • Informazioni sul reclutamento
  • Documenti contenenti informazioni su benefit o dati previdenziali, moduli relativi a parenti stretti, azioni, ecc.
  • Dati sanitari e sui congedi per malattia, ma non informazioni sulla disabilità
  • Documentazione relativa alle dimissioni o al pensionamento
  • Candidature di lavoro
  • Informazioni sull'addebito diretto e sul conto bancario
  • Dati sull'esperienza professionale, quali data di inizio, data di fine del periodo di prova, anni di servizio
  • KPI o informazioni relative alle prestazioni
  • Informazioni sulla retribuzione come i cedolini
  • Dati sui congedi annuali e su quelli a lungo termine
  • Documentazione ufficiale emessa dal governo: passaporti, carte d'identità e documenti nazionali
  • Codici fiscali
  • Documenti contenenti informazioni su gratifiche e premi di produzione

Come non farsi travolgere da una montagna di documenti

Esiste una grande quantità di documenti riservati che devono essere conservati in modo sicuro. Allo stesso tempo, però, molte persone all'interno dell'azienda hanno l'esigenza di accedervi in diverse occasioni. In passato, era compito dei team HR trovare la documentazione, prelevarla da un archivio sicuro e consegnarla alla parte interessata garantendone la riservatezza, ma ora non è più così.

Oggi, grazie a Personio, i dati del personale e la documentazione HR possono essere archiviati in un unico luogo. I dipendenti possono caricare i propri documenti direttamente, inclusi i certificati medici e gli attestati. Di conseguenza, non solo il reparto HR ha sempre il controllo, ma ha anche una panoramica accurata e olistica di tutti i documenti dei dipendenti, in qualsiasi momento. Inoltre, poiché Personio è basato su cloud sicuro, le parti interessate possono accedere ai documenti che desiderano (organizzati in cartelle ordinate secondo un criterio logico per la tua attività), sempre e ovunque si trovino. Non dovrai più cercare freneticamente i documenti prima di presentare un'offerta e non perderai più la busta paga di un dipendente.

Inoltre, poiché Personio ti consente di definire i diritti di accesso in modo che le persone stabilite possano vedere determinate informazioni, i tuoi dati non solo sono al sicuro, ma sono anche conformi alle leggi sulla privacy.

Tre modi per risparmiare tempo e risorse e migliorare l'efficienza

  1. Con Personio, i documenti e i contratti possono essere redatti a partire da modelli e venire archiviati in directory personalizzate. Se il tuo team HR desidera che i documenti utilizzati di frequente siano a portata di mano, Personio può aiutarti a farlo. Inoltre, è possibile importare modelli di Word esistenti in modo da non dover più scrivere l'ennesima lettera di referenze da zero. Inizia con un modello e personalizzalo aggiornandolo con le informazioni corrette, in modo semplice e veloce.
  2. Sei stanco di stampare le singole buste paga, salvarle una per una o addirittura inviarle per posta? Grazie alla funzione di automazione di Personio, puoi caricarle automaticamente nel fascicolo digitale dei dipendenti, che potranno scaricarle in autonomia.
  3. Take back control of your time with Personio’s employee self-service facilities. Employees can upload documents such as sick leave certificates or other documents that provide proof of payment like ‘public transport tickets’, which are reimbursed by some employers in some countries, academic certificates, or leave requests.

Agevola il lavoro del reparto HR: migliora la vita dei tuoi dipendenti

Dal momento in cui una persona viene assunta fino al giorno in cui lascia l'azienda o va in pensione, avere tutti i suoi documenti in un unico luogo, con un controllo sicuro degli accessi gestito in un sistema basato su cloud e conforme al GDPR, consente al team HR di avere più tempo libero. In questo modo, si alleggerisce la pressione del reparto HR che svolge le attività amministrative ripetitive, i documenti saranno sempre aggiornati e tutti potranno tornare a casa per tempo.

Personio ti aiuta a concentrarti sulle persone, non sui documenti, in modo che tutti possano lavorare meglio.