Rimborso per spese di viaggio e trasferta: i costi deducibili per le aziende

Le spese di viaggio sono una componente cruciale per molte organizzazioni i cui dipendenti vanno in trasferta per lavoro. Tali importi comprendono principalmente i costi di trasporto, vitto e alloggio che il personale spesso anticipa di tasca propria, durante la sua trasferta. In altre parole, sono tutte quelle spese sostenute dal dipendente per portare a termine le sue attività lavorative in luoghi diversi dalla sede abituale dell'azienda. Talvolta, si possono considerare spese di viaggio anche quelle in un contesto meno occasionale, come lo spostamento giornaliero casa-ufficio, qualora sia impegnativo. Queste casistiche devono essere specificate all’interno del contratto di lavoro e variano in base alle politiche aziendali.

Di norma, è il dipendente che anticipa le spese sostenute durante una trasferta. Tuttavia, l'azienda è tenuta a rimborsare queste spese, purché siano giustificate e rientrino nei limiti stabiliti dalle policy interne o dai contratti collettivi di lavoro. Il rimborso varia a seconda dei casi e delle regole aziendali ma, in generale, l'obiettivo è quello di coprire gli importi necessari affinché il dipendente possa svolgere il suo lavoro in trasferta senza incorrere in costi eccessivi. Inoltre, una buona gestione dei rimborsi per spese di viaggio, vitto e alloggio può contribuire a un incremento dell’employer branding, in virtù della maggiore attenzione verso i dipendenti.

Calcolare le spese di viaggio può essere sfidante ed è importante farlo correttamente per garantire un rimborso adeguato al dipendente e a norma di legge. Innanzitutto, è necessario calcolare il costo chilometrico per la distanza percorsa, che tiene conto di tutte le spese legate all'utilizzo del veicolo come usura, manutenzione e carburante. 

Per determinare il costo chilometrico, ci si basa sulle tabelle ACI, Automobile Club d'Italia, che vengono aggiornate e pubblicate dalla Gazzetta Ufficiale ogni anno entro il 31 dicembre, e sono valide per l'anno successivo.

Le tabelle ACI contengono informazioni su modello, marca e serie del veicolo, a cui corrispondono un certo costo al Km e un fringe benefit annuale. Dopo aver determinato tale costo chilometrico, bisogna calcolare le spese di viaggio aggiungendo le altre spese indispensabili come vitto, alloggio ed eventuali pedaggi.

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Dal punto di vista fiscale, le spese di viaggio sono trattate diversamente a seconda delle politiche aziendali e dei limiti di deducibilità previsti dalla legge. Infatti, esistono limiti di deducibilità per le spese di viaggio a seconda dei metodi di rimborso e del contesto geografico della trasferta, ossia entro i confini nazionali o all'estero. 

Vediamo nel dettaglio le tre tipologie di rimborso per spese di viaggio e trasferta, con le relative deducibilità:

Il rimborso a piè di lista prevede il rimborso delle spese effettivamente sostenute dal dipendente e documentate tramite fattura elettronica, scontrino o ricevuta fiscale. Per quanto riguarda le spese di vitto e alloggio, la legge prevede deducibilità fino a 180,76 euro al giorno per trasferte in Italia e 258,23 euro per trasferte all'estero (deducibili IRES, IRPEF e IRAP). La spesa di trasporto con veicoli pubblici è deducibile per intero, mentre per trasferte con mezzo proprio o a noleggio si adotta il rimborso chilometrico in base alle tabelle ACI. Inoltre, in caso di fattura elettronica intestata all'azienda, questa può detrarre l'IVA e, in questo caso, le spese di vitto e alloggio non comportano limitazioni di importo o tipologia di struttura ricettiva.

Il rimborso spese forfettario, noto anche come “diaria”, prevede un importo fisso giornaliero non legato alle spese effettivamente sostenute dal dipendente. Questo tipo di rimborso è esente dall'imponibilità fino a 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia e 77,47 euro al giorno per quelle estere. In questo caso, il rimborso a forfait non richiede la presentazione di ricevute o scontrini fiscali, ma è importante rispettare i limiti stabiliti per garantire la deducibilità dal reddito d'impresa.

Infine, esiste il sistema di rimborso misto, che combina elementi del rimborso a piè di lista e del rimborso forfettario. Nel caso misto con rimborso a piè di lista per vitto oppure alloggio, l'importo esente è di 30,99 euro al giorno in Italia e 51,65 euro al giorno all'estero, con deducibilità IRES e IRPEF, mentre l'IRAP non è deducibile. Se il sistema misto prevede invece un indennizzo a forfait con rimborso a piè di lista sia per il vitto che per l’alloggio, l'importo esente scende a 15,49 euro al giorno in Italia e 25,82 euro al giorno all'estero. Per quanto riguarda l'IRAP, la deducibilità è garantita solo per la quota del rimborso analitico.

Il rimborso delle spese di alloggio varia in base alla sede di lavoro del dipendente, indicata nel contratto di lavoro e ubicata nell'unità produttiva dell'impresa o, in alternativa, presso il domicilio fiscale del collaboratore. In aggiunta, l'Agenzia delle Entrate sottolinea che se il dipendente parte per la trasferta dal proprio domicilio invece che dalla sede di lavoro, l'importo eccedente del rimborso per il tragitto casa/trasferta viene considerato reddito imponibile. Ad esempio, se un dipendente parte da casa per una trasferta di 100 km e la distanza tra la sede di lavoro e la destinazione è di 80 km, l'eccedenza di rimborso per i 20 km aggiuntivi concorre alla formazione del reddito da lavoro imponibile del dipendente.

Se un dipendente utilizza il proprio veicolo per una trasferta, ha diritto al rimborso chilometrico, che come abbiamo accennato viene calcolato in base alle tabelle ACI e al numero di chilometri percorsi. Facciamo un esempio pratico su come calcolare le spese di viaggio per un dipendente che percorre 700 km con una BMW 225E XDRIVE 1.5 ACTIVE TOURER 245CV (tabelle ACI – autoveicoli elettrici ed ibridi plug-in in produzione) 

Secondo le tabelle ACI, il costo chilometrico per questo veicolo è di 0,6194€. Moltiplicando il costo chilometrico per il numero di chilometri percorsi (0,6194€ x 700 km), otteniamo un totale di 433,58€. A questo punto, bisogna aggiungere le spese extra sostenute dal dipendente, per determinare il totale da rimborsare.

Con l’avvento dello smart working, l’Agenzia delle Entrate ha introdotto misure più specifiche per i rimborsi spese. In particolare, per chi lavora in smart working le somme che rimborsa l’azienda basate su criteri forfettari si sommano al reddito da lavoro del dipendente. Invece, i rimborsi spese riconosciuti con criteri analitici, che determinano la quota di costi sostenuti dal dipendente per ciascuna tipologia di spesa (connessione internet, energia elettrica etc), non vengono aggiunti al reddito del dipendente. Per le imprese è possibile dedurre i rimborsi spese per lo smart working ai sensi dell'art. 95 comma 1 del TUIR.

In conclusione, gestire i rimborsi spese per i dipendenti può essere un processo complesso che richiede la conoscenza delle diverse tipologie di rimborso e delle relative deducibilità. Per semplificare tutte le note spese e la contabilità, ti suggeriamo di valutare l’utilizzo di una piattaforma HR come Personio.

Per spese di viaggio nel contesto aziendale si intendono i costi legati a trasporto, vitto e alloggio che il dipendente sostiene durante una trasferta lavorativa.

Per calcolare le spese di viaggio si determina il costo chilometrico utilizzando le tabelle ACI e si aggiungono le altre spese indispensabili come vitto, alloggio e pedaggi.

L'importo del rimborso spese dipende dalla tipologia di rimborso (a piè di lista, forfettario o misto) e dai limiti stabiliti dalla legge o dalle politiche aziendali. Il range di rimborso deducibile varia da 15,49 a 258,23 euro.