Ferie obbligatorie: cosa dice la normativa in Italia e come pianificarle?

Così recita l’Articolo 36 della Costituzione italiana: “Il lavoratore ha diritto al riposo settimanale e a ferie annuali retribuite, e non può rinunziarvi.”

Questo diritto irrinunciabile sancito dai legislatori si applica a tutti i lavoratori dipendenti, in un’ottica di tutela della loro salute psicofisica. Ciò vale sia per i dipendenti con contratto indeterminato, sia con contratto determinato. Tale diritto è indipendente dalla qualifica dei dipendenti, nonché dal settore in cui opera l’azienda. 

La normativa stabilisce che i dipendenti hanno titolo ad almeno quattro settimane di ferie retribuite all’anno. È il datore di lavoro che può determinare il periodo in cui usufruirne. A stabilirlo è l’articolo 2109 del Codice Civile, secondo cui occorre usufruire delle ferie appunto “nel tempo che l'imprenditore stabilisce, tenuto conto delle esigenze dell'impresa e degli interessi del prestatore di lavoro”.

L’azienda deve però rispettare alcuni vincoli. Nel dettaglio, il dipendente dovrà usufruire di due di queste quattro settimane entro l’anno di maturazione (anche consecutivamente, se lo desidera). Le due settimane residue andranno fruite entro 18 mesi dal 31 dicembre dell’anno di maturazione. Qualora ciò non avvenga, l’azienda sarà passibile di sanzioni anche molto salate. Gli importi delle sanzioni variano in base al numero di lavoratori coinvolti e al numero di anni di mancato godimento delle ferie (come stabilito dall’Art. 7 della Legge 4 novembre 2010, n. 183).

Oltre a rispettare ciò che dice la legge in merito al periodo di godimento delle ferie, il datore di lavoro dovrà anche occuparsi dell’organizzazione delle assenze e delle attività aziendali nel modo più efficiente possibile. I punti fondamentali per una buona organizzazione sono i seguenti:

• Pianificare le ferie in modo da permettere al lavoratore di riposarsi adeguatamente e reintegrare le energie

• Assicurarsi che non vi siano problemi di sovrapposizioni che possano comportare un blocco delle attività

• Comunicare i giorni previsti per le ferie con largo anticipo, per permettere al personale di organizzarsi di conseguenza

Le ferie non godute non possono in alcun modo essere monetizzate, se non a conclusione del rapporto di lavoro. Ciò è sancito dal Decreto Legislativo 66 del 2003, che recita “Il predetto periodo minimo di quattro settimane non può essere sostituito dalla relativa indennità per ferie non godute, salvo il caso di risoluzione del rapporto di lavoro”.

Occorre ricordare che cosa succede alle ferie durante il preavviso. In linea generale, le ferie interrompono il periodo di preavviso. Non è vietato dalla legge usufruirne. Tuttavia, la sospensione del preavviso comporta uno slittamento della data di fine del contratto di lavoro oppure il ricalcolo dell’indennità di preavviso. In alcuni casi può comunque essere utile che il dipendente goda delle ferie in questa fase (ad esempio, nel caso in cui abbia accumulato molti giorni di ferie e per l’azienda risulti molto oneroso pagarli). In tale eventualità, occorrerà trovare un accordo tra le parti.

Il numero minimo di giorni di ferie retribuite è stabilito dal Decreto Legislativo 66 del 2003 e corrisponde a quattro settimane in un anno. Tuttavia, i Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL) possono prevedere condizioni più favorevoli per il lavoratore. Per conoscere il numero esatto di giorni di ferie previsti per i tuoi dipendenti, dovrai consultare il CCNL di riferimento della tua azienda. In assenza di un CCNL per il tuo settore, invece, farà fede quanto previsto dalla legge, ovvero appunto quattro settimane.

Queste quattro settimane di ferie previste si accumulano nel corso dell’intero anno in modo progressivo. Ciò significa che, nei primi mesi dall’inizio del contratto, un neoassunto avrà pochi giorni di ferie di cui usufruire. Potrà comunque accordarsi con il datore di lavoro per ottenere un anticipo dei giorni di ferie non ancora maturati. Così facendo otterrà un saldo negativo in busta paga, che potrà tale essere “sanato” con le ferie che maturerà nel corso dei mesi successivi. Al contrario, un dipendente di lunga data potrebbe avere più giorni di ferie a disposizione, in quanto potrebbe avere giorni di ferie residui dagli anni precedenti.

Le ferie si accumulano sia nei giorni di lavoro effettivo, sia in altri casi che sono stati equiparati ai periodi di presenza sul lavoro, quali:

• Malattia e infortunio

• Congedo di maternità o paternità

• Congedo matrimoniale

• Permessi elettorali

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Delle quattro settimane di ferie obbligatorie che si maturano in un anno, la normativa stabilisce che due settimane vadano utilizzate tassativamente entro l’anno di maturazione. Se richiesto dal dipendente, inoltre, queste due settimane possono essere fruite in modo consecutivo e il datore di lavoro deve garantire tale possibilità. Le due settimane di ferie residue possono essere utilizzate entro i 18 mesi successivi all’anno di maturazione. In caso contrario, si rischia di incorrere in sanzioni.

Facciamo un esempio pratico: Mario è un lavoratore a tempo indeterminato assunto dal 1° gennaio 2023 e da contratto ha diritto a quattro settimane di ferie retribuite ogni anno. La sua situazione ferie per l’anno 2023 è stata la seguente:

4 settimane di ferie maturate –  3 settimane di ferie consumate = 1 settimana di ferie residua

La settimana di ferie residua potrà essere utilizzata entro il 30/06/2025. Nel corso del 2024, Mario maturerà altre quattro settimane di ferie totali. Di queste, due andranno utilizzate tassativamente entro l’anno, mentre altre due potranno essere posticipate e fruite entro il 30/06/2026.

Per calcolare le ferie maturate annualmente da ogni dipendente, occorre innanzitutto verificare se il proprio CCNL preveda un numero di ferie superiore rispetto alla normativa. Di base, infatti, in un anno si maturano quattro settimane di ferie obbligatorie (salvo diversamente specificato dal CCNL applicabile). Ma quanti giorni di ferie maturano mese per mese? Di seguito troverai maggiori dettagli.

In genere, per ogni mese lavorato per intero (ovvero per una porzione pari o superiore a quindici giorni), si ha diritto a 1/12 del monte ferie annuale. Il calcolo è pertanto il seguente:

Giorni di ferie totali previsti dalla legge e dal CCNL : 12 mesi =

n° di giorni di ferie maturati per ogni mese di lavoro

Moltiplicando tale numero per il numero di mesi effettivamente lavorati dal dipendente in un anno, otterrai il suo monte ferie. Va da sé che un dipendente impiegato per tutto l’anno avrà diritto al monte ferie complessivo previsto dalla legge. Invece, un dipendente a tempo determinato che presti servizio per sei mesi, ad esempio, maturerà il 50% delle ferie previste dal CCNL (ovvero due settimane).

Le ferie sono obbligatorie e sono un diritto (nonché un dovere) dei dipendenti sancito dalla legge. Possono però comportare problemi organizzativi all’azienda, che dovrà coprire l’assenza per ferie del dipendente e assicurarsi il proseguimento delle attività (salvo periodi di chiusura aziendale). Come fare, allora, per assicurarsi una gestione delle ferie efficiente?

L’ideale è la stesura di un piano ferie e la comunicazione al singolo dipendente dei giorni di ferie previsti dall’azienda con ampio anticipo e per iscritto. Una comunicazione chiara e tempestiva consentirà a tutte le parti in causa di organizzarsi al meglio, riducendo eventuali disagi. Una volta condiviso il piano ferie, il dipendente sarà tenuto a rispettare quanto indicato: potrà richiedere modifiche, ma il datore di lavoro avrà sempre l’ultima parola (purché nel rispetto di quanto previsto dalle norme).

Predisporre un piano ferie presenta alcuni vantaggi:

• Permette di verificare l’aderenza alle normative e il rispetto di tutti i criteri (almeno due settimane di ferie nell’anno di maturazione, eventualmente consecutive)

• Permette una migliore pianificazione della produzione e delle attività

• Permette di evitare sovrapposizioni e di garantire un’adeguata copertura del personale

• Migliora la comunicazione a tutti i livelli e la cultura aziendale

Per facilitare la gestione del piano ferie e la soddisfazione delle tue risorse umane, puoi seguire questi passaggi:

1. Definisci il piano ferie con molto anticipo, ad esempio entro il primo trimestre dell’anno, definendo eventuali periodi di chiusura aziendale

2. Coinvolgi i dipendenti nella stesura del piano ferie, in un’ottica di collaborazione

3. Cerca di accontentare i dipendenti nella scelta delle date e di venire incontro alle loro esigenze (per quanto compatibile con la programmazione aziendale)

4. Ove necessario per evitare malumori, adotta un sistema di rotazione, in modo che i lavoratori possano prendere ferie in modo alternato nel corso dell’anno o da un anno all’altro

5. Comunica il piano ferie definitivo in modo chiaro e tempestivo, per permettere ai dipendenti di organizzarsi di conseguenza ed evitare malumori

Per redigere un piano ferie, puoi utilizzare strumenti generici (ad esempio creando una tabella con Excel), ma puoi anche ricorrere ad appositi applicativi, come il software per la gestione delle assenze dei dipendenti di Personio. Esso ti consente di gestire facilmente tutta la fase di richiesta e approvazione delle ferie da parte del datore di lavoro. Permette inoltre di verificare in tempo reale la situazione delle presenze in azienda, al fine di individuare eventuali problemi dati dalla carenza di personale in alcune aree, nonché la quantità di ferie non godute dal singolo dipendente, in modo da poter prevenire eventuali contestazioni o problemi a livello legale.

Quello delle ferie è un momento molto gratificante per i dipendenti, ma che per le aziende può costituire una sfida a livello organizzativo. A ciò si somma la complessità delle normative che regolano le ferie obbligatorie e che pongono alcuni limiti da rispettare per non incorrere in sanzioni. Una buona pianificazione permette di assicurarsi che i dipendenti possano usufruire del periodo di riposo obbligatorio per legge, prevenendo al contempo eventuali problemi per l’azienda.

Le regole da rispettare per una corretta gestione delle ferie sono numerose. Di seguito troverai la risposta ad alcune domande frequenti, che potranno risolvere qualche dubbio.

La decisione su quando usufruire delle ferie è di facoltà del datore di lavoro, che deve però rispettare alcuni criteri definiti dalle normative.

A seconda della gravità, un evento di malattia potrebbe impedire al dipendente di riposarsi e ricaricare adeguatamente le energie. In tale eventualità, quindi, come da sentenza n. 616 del 30 dicembre 1987 della Corte Costituzionale, la malattia sospende le ferie.

No. Le ferie non godute possono essere pagate solo al termine del rapporto di lavoro.

Assieme a malattie e infortuni, le ferie sono uno degli eventi che sospendono il preavviso. Tuttavia, non ci sono divieti a usufruire delle ferie in questa finestra temporale. L’azienda e il dipendente possono sempre trovare una soluzione consensuale.