Compliance management: cos'è e perché è importante per le aziende?

Il compliance management, o gestione della conformità aziendale, è un insieme di processi e procedure atti a garantire che un'azienda rispetti leggi, regolamenti e norme applicabili al suo settore. Questo implica il monitoraggio costante delle operazioni dell’azienda per assicurare che rispettino le normative vigenti. La compliance aziendale può concentrarsi su vari settori, tra cui la sicurezza dei dati, la privacy, la salute e molto altro. Protegge l'azienda da potenziali sanzioni legali e multe. Garantisce inoltre che l’impresa operi in modo etico e responsabile, promuovendo una cultura aziendale sana e valori aziendali solidi.

Il compliance management è cruciale nella gestione aziendale. Di seguito, ecco alcuni esempi di cosa fornisce alle imprese:

• Protezione legale e riduzione del rischio: il compliance management aiuta a proteggere le aziende da azioni legali, multe e sanzioni. Garantisce che le aziende operino secondo la legge e nel rispetto delle normative applicabili. Il Regolamento sulla protezione dei dati (GDPR), ad esempio, richiede alle aziende di gestire i dati personali dei cittadini europei in modo conforme alle normative. 

• Efficienza operativa: il compliance management semplifica le operazioni aziendali. Quando le politiche e le procedure di conformità sono ben strutturate, i processi diventano più efficienti. Una gestione efficace dei dati secondo il GDPR può migliorare l'organizzazione e la gestione dei dati, contribuendo a un'ottimizzazione dell’efficienza operativa. 

• Accesso a nuovi mercati: la conformità alle normative è spesso un requisito per l'accesso a nuovi mercati internazionali. Molti Paesi richiedono che le aziende rispettino specifiche norme prima che possano iniziare ad operare nel loro territorio.

La conformità aziendale promuove una reputazione positiva: dimostrare un impegno per l'etica e la responsabilità è un fattore che aumenta la fiducia dei clienti, dei partner commerciali e del pubblico in generale. Le aziende che rispettano le normative sono spesso considerate più affidabili e rispettabili. La minimizzazione dei rischi operativi è un altro beneficio importante, dato che la compliance aziendale non fa riferimento solo alle leggi e le regolamentazioni, ma anche il controllo dei rischi operativi. Le aziende che implementano efficacemente la compliance aziendale sono ben preparate ad affrontare situazioni impreviste, come crisi finanziarie o eventi catastrofici, riducendo al minimo l'impatto negativo sulle loro attività.

Il compliance management è un processo complesso. Richiede il rispetto di vari passaggi in modo da poter garantire che un'azienda rispetti le leggi e le normative applicabili. Di seguito, approfondiremo le funzioni chiave del compliance management e come queste contribuiscono all'efficacia del controllo della conformità aziendale.

• Valutazione: la valutazione è il punto di partenza del compliance management. Questa funzione coinvolge l'identificazione e l'analisi dei rischi associati alle operazioni aziendali. Le aziende devono comprendere leggi e norme che le riguardano, e valutare come queste norme possono influire sulle loro attività. Questo processo include anche l'identificazione delle vulnerabilità e delle aree a rischio all'interno dell’azienda.

• Organizzazione: l'organizzazione è chiave per implementare politiche e procedure di conformità. Questa fase implica la creazione di un quadro normativo interno, l'assegnazione di responsabilità specifiche e la determinazione di obiettivi chiari. Le aziende stabiliscono politiche e linee guida che indichino come rispettare le leggi e le regolamentazioni, nonché come gestire situazioni non conformi.

• Correzione: la correzione è essenziale quando vengono individuati problemi o violazioni della conformità. Questa funzione coinvolge l'adozione di misure correttive per risolvere le violazioni e prevenire recidive. Questo può includere modifiche alle procedure, addestramento del personale o altre azioni correttive appropriate in base alla situazione. La correzione è fondamentale per garantire che l'azienda reagisca prontamente e in modo efficace a qualsiasi non conformità.

• Report: la funzione di reportistica è cruciale per la trasparenza e la responsabilità nella gestione della compliance aziendale. Le aziende devono documentare accuratamente le attività di conformità, le violazioni riscontrate e le azioni intraprese per correggerle. Questi report possono essere utilizzati per dimostrare agli enti regolatori, ai clienti e ad altre parti interessate che l'azienda sta adempiendo alle sue responsabilità di conformità. 

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La conformità aziendale richiede che un'impresa rispetti una serie di norme e regolamenti, sia a livello nazionale che internazionale. 

• Leggi sul lavoro: le aziende devono rispettare le leggi sul lavoro che regolamentano le relazioni tra datore di lavoro e dipendenti. Queste leggi includono normative sul salario minimo,sull’orario di lavoro, sulle condizioni di sicurezza e sui diritti dei lavoratori.

• Tasse e finanze: le aziende devono essere conformi alle leggi fiscali e finanziarie del loro paese. Ciò include la dichiarazione e il pagamento delle tasse,il mantenimento di una contabilità accurata e la presentazione di rapporti finanziari in conformità con le normative contabili.

• Leggi antitrust: le leggi antitrust mirano a prevenire pratiche commerciali sleali e a garantire il fair play della concorrenza. Le aziende devono evitare attività come la fissazione dei prezzi, la discriminazione dei concorrenti e la formazione di cartelli.

• Leggi ambientali: le aziende devono rispettare le leggi sull’ambiente che regolamentano le loro attività. Queste leggi possono riguardare la gestione dei rifiuti, le emissioni inquinanti e la conservazione delle risorse naturali.

• Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR): se un'azienda tratta i dati personali dei cittadini dell'Unione Europea, deve farlo in conformità al GDPR. Questo regolamento disciplina la raccolta, l'elaborazione e la conservazione dei dati personali.

• ISO 9001 (gestione della qualità): questa norma internazionale definisce i requisiti per un sistema di gestione della qualità efficace. Le aziende che cercano di ottenere la certificazione ISO 9001 devono seguire le prescrizioni di questa normativa.

• ISO 14001 (gestione ambientale): questa norma definisce i requisiti per un sistema di gestione ambientale. Le aziende che desiderano dimostrare il loro impegno per l'ambiente possono cercare di ottenere la certificazione ISO 14001.

• Norme di settore: alcuni settori, come il settore finanziario o quello farmaceutico, possono essere soggetti a norme specifiche. Ad esempio, le banche devono conformarsi alle leggi bancarie e le aziende farmaceutiche alle leggi sanitarie specifiche.

Molte aziende si avvalgono di consulenza legale o specialistica per garantire la loro conformità alle normative applicabili e per sviluppare politiche e procedure interne in linea con tali norme. 

Assicurarsi che un'azienda rispetti tutte le leggi e le normative è un compito che viene affidato a un professionista esperto in materia, chiamato "compliance manager”.  Ecco in dettaglio il suo ruolo e i suoi compiti:

• Sviluppo e implementazione delle politiche: il compliance manager collabora con altri dipartimenti per sviluppare politiche e procedure di conformità. 

• Sensibilizzazione: il compliance manager sensibilizza i dipendenti sull'importanza della conformità e sulle politiche correlate.

• Monitoraggio e revisione: il compliance manager monitora costantemente l’azienda per identificare violazioni della conformità.

• Implementazione e uso di strumenti digitali: una piattaforma HR come Personio può essere estremamente utile al compliance manager per ottimizzare la gestione delle risorse umane. In particolare, la piattaforma per la gestione documentale di Personio offre una soluzione conforme al GDPR.

Le problematiche legate alla gestione della compliance aziendale sono numerose. In seguito, elenchiamo alcune delle sfide che le aziende affrontano:

• Adattamento ai cambiamenti normativi: le normative possono cambiare rapidamente e le aziende devono essere pronte ad adeguarsi. Questo implica un costante monitoraggio e una rapida risposta alle modifiche normative.

• Risorse limitate: molte aziende hanno risorse limitate da dedicare alla gestione della compliance aziendale. L'allocazione di budget e personale sufficiente può essere una sfida.

• Tecnologia: la gestione della compliance aziendale spesso coinvolge la sicurezza dei dati e l'adozione di tecnologie adeguate.

Il compliance management coinvolge una serie di problematiche che possono variare a seconda dell'industria e dell’area geografica. Ecco alcuni esempi di situazioni in cui la compliance aziendale è cruciale, sia dal punto di vista internazionale che italiano:

• Protezione dei dati personali (GDPR - General Data Protection Regulation):

Il GDPR è una legge europea che regola la raccolta, l'elaborazione e la conservazione dei dati personali dei cittadini europei da parte delle aziende.

Esempio: un'azienda che raccoglie e gestisce i dati dei clienti deve rispettare le disposizioni del GDPR. Ciò significa ottenere il consenso esplicito dei clienti per poter raccogliere i loro dati.

• Cybersecurity (sicurezza informatica):

La cybersecurity riguarda la salvaguardia dei sistemi informatici da minacce come virus informatici, hacker e phishing.

Esempio: un tentativo di phishing, in cui un attaccante invia e-mail fasulle per indurre i dipendenti a rivelare dati sensibili, è una minaccia comune alla sicurezza informatica. Un efficace compliance management in questo caso prevede l’addestramento del personale, il monitoraggio costante e l’adozione di politiche di sicurezza rigorose.

• Sanità e farmaceutica: 

Nel settore della salute e della farmaceutica, l'FDA (Food and Drug Administration) negli Stati Uniti stabilisce rigorose norme per salvaguardare sicurezza ed efficacia dei farmaci e dei dispositivi medici.

Esempio: un'azienda farmaceutica deve conformarsi alle normative dell'FDA durante tutte le fasi dello sviluppo di un farmaco, dalla ricerca clinica all'approvazione e alla commercializzazione.

Il compliance management è una parte vitale delle aziende moderne. Assicurare la conformità alle leggi, ai regolamenti e alle normative del settore è fondamentale per proteggere l'azienda da potenziali conseguenze legali, sanzioni e multe. Oltre a questo aspetto legale, il compliance management promuove una cultura aziendale etica e responsabile.

I benefici principali includono una reputazione aziendale positiva e una minimizzazione dei rischi operativi.

Alcune delle normative internazionali più rilevanti per la compliance aziendale includono il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'Unione Europea, e le norme ISO 9001 e ISO 14001 per la gestione della qualità e dell’ambiente.