Scalare la gestione HR in modo rapido con una soluzione completa

Spendesk sta trasformando radicalmente il modo in cui le aziende gestiscono le proprie spese e quindi non sorprende che stia crescendo rapidamente. Agnès Chauvigny, Senior People Manager, è entrata a far parte di Spendesk nel 2019. Il suo compito? Creare una base scalabile per la gestione delle risorse umane. “Allora eravamo in 100 e volevamo arrivare a 300 in 18 mesi”, spiega.

Per scalare rapidamente e a livello internazionale la funzione HR, Spendesk sapeva di dover ricorrere a un sistema semplificato. Quando Chauvigny è entrata in azienda, il team HR utilizzava almeno quattro strumenti diversi: "Avevamo uno strumento per monitorare le esperienze dei dipendenti, uno per le attività di onboarding, uno per le assunzioni e l'onboarding futuro. Il tutto su piattaforme diverse. Per questo era molto facile commettere errori." Inoltre, questi sistemi non erano sempre in grado di gestire i requisiti HR in diversi paesi.

Convincere l'azienda a scegliere Personio è stato facile, afferma Agnès. La direzione ne ha compreso subito i vantaggi. “Ha riconosciuto l'importanza del team non solo a livello amministrativo, ma anche perché fornisce supporto nelle questioni strategiche. Meno tempo si dedica alle attività amministrative, più ne rimane per la strategia”. La direzione aziendale ha anche capito che rendere i dipendenti più autonomi costituiva un vantaggio. “Il fatto che dovessi fare da tramite era un problema sia per loro che per me. Ora un manager può esaminare le esperienze pregresse e gli stipendi precedenti di un dipendente senza dovermi chiedere nulla”.

Spendesk ha implementato Personio in tutti e quattro gli uffici contemporaneamente. “Nel corso dell'implementazione non ho ricevuto molte domande e ritengo che questo sia stato un ottimo segno”. Il team aveva preparato i dipendenti in anticipo, utilizzando video introduttivi creati ad hoc e altri del centro risorse di Personio, e ciò è sicuramente stato d'aiuto. “Eppure, penso che anche senza i video non ci sarebbero stati molti dubbi, perché è uno strumento estremamente facile da utilizzare”.

Passare da circa quattro diversi strumenti per la gestione delle risorse umane a uno solo è stato il più grande miglioramento apportato da Personio, afferma Agnès: “I dati sono accurati e li trovo facilmente. Ora le informazioni sono conservate in un unico posto e con una semplice esportazione ottengo subito dati chiari. È più semplice e anche più rassicurante. Poiché è tutto centralizzato, non devo ricontrollare quello che faccio per accertarmi di avere le informazioni corrette”.

Il risparmio di tempo è un altro importante vantaggio. I dipendenti o i manager possono svolgere alcune attività che in precedenza erano prerogativa del reparto HR. In questo modo, Agnès ha ridotto di quasi il 25 % il tempo dedicato a questi compiti amministrativi.Inoltre, Personio consente al team HR di Spendesk di condurre sondaggi, analizzare i dati per gruppi di dipendenti specifici, generare rapporti e semplificare la compilazione del libro paga. “Lo uso quasi ogni settimana per motivi diversi”, aggiunge Agnès.

Secondo Agnès, l'azienda apprezza Personio soprattutto perché è intuitivo e facile da usare. “Sono contenta che alla fine i dipendenti abbiano adottato questo strumento senza difficoltà e ciò mi ha davvero aiutato nella transizione”. Un altro punto a favore? “La cultura e la mentalità di Personio sono simili alla nostra e questo facilita la collaborazione”. Personio offre una soluzione completa per contribuire alla crescita della piattaforma all-in-one di Spendesk.