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EQS Group

Processi globali per un'azienda attiva a livello internazionale

Settore: IT/software

Informazioni sull'azienda: EQS Group è un fornitore internazionale di tecnologie normative (RegTech) per la conformità aziendale e le relazioni con gli investitori. Diverse migliaia di aziende in tutto il mondo si affidano alle tecnologie di EQS Group per generare fiducia, rispettando complessi requisiti di conformità, riducendo al minimo i rischi e comunicando in modo trasparente con gli stakeholder. Fondata a Monaco nel 2000, EQS Group oggi conta più di 350 dipendenti ed è presente in tutti i principali centri finanziari globali.

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Laura Santeusanio
Global HR Director

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La sfida

Un'azienda in crescita con dipendenti in otto sedi in tutto il mondo, che sembra non solo eccitante, ma anche impegnativa dal punto di vista organizzativo per il reparto HR. "EQS Group è cresciuta enormemente tra il 2017 e il 2018 e contemporaneamente abbiamo davvero premuto l'acceleratore sulla nostra internazionalizzazione", afferma Laura Santeusanio, Global HR Director di EQS. "I nostri precedenti processi HR non erano per nulla adeguati a soddisfare le nostre esigenze più articolate."

Fino ad allora, la gestione dei dati del Gruppo richiedeva molti fogli di calcolo Excel diversi. Se il team HR voleva trovare informazioni sui dipendenti, doveva dedicare molto tempo alla ricerca di file che non erano archiviati a livello centrale. Sicuramente non un approccio sostenibile ai processi globali. Ecco perché EQS Group ha capito che era necessario un cambiamento.

Processi incoerenti

Archiviazione decentralizzata dei dati

Fogli di calcolo Excel difficili da gestire

dipendenti

uffici internazionali

implementazioni in un anno

La decisione

EQS Group è stato infatti uno dei primissimi clienti di Personio e già dal 2015 utilizza una versione base di questo software HR. Ma al Gruppo serviva assistenza completa in tutti i settori HR per armonizzare i processi interni e sfruttare appieno il potenziale dei suoi team. "Eravamo già rimasti colpiti dalle funzioni di gestione dei candidati di Personio. Ecco perché non c'era dubbio che volevamo continuare a lavorare con questa soluzione", spiega Laura. Lei si è presa carico del progetto e ha assunto un ruolo guida nella sua implementazione, iniziando dal 2018 in Germania per poi lanciare la soluzione a livello internazionale nel 2019.

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L'implementazione

“Quando abbiamo implementato il software in Germania abbiamo avuto ancora bisogno dell'assistenza di Personio”, afferma Laura. Nel corso di tutto il processo, Laura ha apprezzato molto il supporto del suo key account manager Antonio, con cui ha comunicato regolarmente. Tuttavia, la curva di apprendimento del team HR è aumentata rapidamente durante il lancio di Personio in Germania: “Siamo riusciti a gestire l'implementazione internazionale praticamente da soli”.

Utilizziamo il tempo che Personio ci fa risparmiare per consolidare le nostre opzioni di sviluppo professionale.

Il risultato

Personio è diventato lo strumento centrale di tutti i processi HR di EQS Group, dal recruiting alle assenze, all'onboarding e all'offboarding. Ora è facile acquisire una panoramica dei dipendenti presso qualsiasi ufficio del Gruppo. "Finalmente possiamo accedere a tutti i dati dei dipendenti in un unico spazio centralizzato, mentre prima i dati erano disseminati in file diversi", spiega Laura.

EQS Group ha inoltre modellato i propri processi interni per riflettere la sua posizione d'impresa di medie dimensioni con una presenza globale. "Sia il continuo sviluppo delle funzioni all'interno di Personio sia la flessibilità delle funzioni disponibili sono importanti per noi, perché diversi uffici hanno processi specifici. Personio ci consente di riflettere facilmente le differenze locali nell'onboarding e offboarding nel software", afferma Laura.

Inoltre, la soluzione è economica in termini di tempo, perché i processi non richiedono più dello stretto necessario: "Non dobbiamo impegnarci troppo a gestire processi come il monitoraggio dei permessi e possiamo concentrarci su problematiche più importanti dal punto di vista strategico", aggiunge Laura. Lei e il suo team stanno attualmente ampliando le opzioni di sviluppo professionale offerte dal Gruppo e revisionando, ad esempio, i processi di valutazione del personale.

Tutti i dati dei dipendenti in un unico luogo

Più tempo per il lavoro strategico delle risorse umane

Processi flessibili per tutti gli uffici

La soluzione preferita di EQS Group

La gestione dei candidati è stata una delle prime funzioni implementate da EQS e il team EQS la considera ancora molto utile. Dopo tutto, se si devono cercare candidati per ricoprire diverse posizioni ogni mese e fornire assistenza per il recruiting agli uffici internazionali, i processi devono essere uniformi.

La gestione dei candidati implementata centralmente fa risparmiare molto lavoro al team HR: "Non dobbiamo più scambiarci curricula tra i reparti risorse umane e i responsabili del recruiting del team locale e siamo davvero contenti di non avere più la nostra casella di posta invasa da 300 e-mail di candidati al giorno." EQS Group utilizza inoltre ampiamente la funzione note, grazie alla quale i colleghi coinvolti nel processo di recruiting possono documentare la propria opinione e comunicare sui singoli candidati. EQS Group ha ora solidi processi di assunzione che continueranno a sostenere la sua crescita futura.

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