CleverShuttle
In corsia di sorpasso con Clever HR
L'industria: nuova mobilità
L'azienda: la start-up CleverShuttle sta plasmando la mobilità del futuro. Con i suoi veicoli elettrici e a idrogeno, e il servizio di carpooling ecologico punta a rendere le città ancora più verdi. È un'azienda giovane, che conta 1300 dipendenti in sei sedi.
Viktoria Bechthold
Human Resources Director
La sfida
Auto alimentate a idrogeno, scooter elettrici e carpooling intelligente: il settore della e-mobility è in crescita. La start-up CleverShuttle sta rivoluzionando il mercato con il suo modello ecologico di servizio di taxi privato e il successo è tale che nel 2019 il numero dei dipendenti è triplicato, arrivando a 1300. Tuttavia, mentre l'azienda cresceva rapidamente, il reparto HR si rendeva conto di non riuscire a stare al passo. “In certi periodi, abbiamo assunto fino a 120 persone al mese. Con un team delle risorse umane composto solo da tre dipendenti, era quasi impossibile gestire le attività amministrative”, afferma Viktoria Bechthold, Direttrice delle risorse umane.
Inoltre, la crescita dell'azienda rendeva il coordinamento del team sempre più complesso. “Oltre a 1000 autisti, ora abbiamo 200 dipendenti nella sede centrale e in altre filiali, ai quali si aggiungono i team HR e di recruiting, e i responsabili delle risorse umane dislocati nelle sei sedi”, spiega Lara Schweinebart, responsabile del team Amministrazione risorse umane. Serviva subito una soluzione centralizzata per la gestione delle risorse umane, in grado di garantire che la comunicazione e l'amministrazione del personale avvenissero in modo rigoroso ed efficiente. CleverShuttle utilizzava già Personio, ma non ne sfruttava al massimo il potenziale. Quindi ci siamo chiesti: come utilizzarlo al meglio per promuovere la crescita dell'azienda?
Con 120 nuovi dipendenti ogni mese, il nostro piccolo team HR non riusciva assolutamente a gestire la mole di lavoro.
Crescita notevole con un team HR di piccole dimensioni
Elenco del personale complesso
Difficoltà di coordinamento e mancanza di standardizzazione dei processi
1,300
6
3
“Personio ci ha offerto l'opportunità di progettare le funzionalità del sistema.”
La richiesta
Per ottenere una crescita sostenibile, era necessario standardizzare i processi che regolano la collaborazione all'interno dell'azienda. Invece di conservare e archiviare i file Excel in cartelle diverse, le sei sedi dovevano tutte utilizzare una soluzione centralizzata e interamente collegata in rete.
Al contempo, il personale chiedeva una riduzione della mole delle attività amministrative. Per soddisfare queste necessità, bisognava garantire una gestione dei ruoli e delle autorizzazioni sicura, e assegnare le mansioni e le responsabilità in modo chiaro. Tuttavia, poiché l'organizzazione del personale di CleverShuttle presenta molte peculiarità, ciò non bastava. “Sapevamo che una soluzione standard non era adatta alla nostra azienda”, afferma Viktoria. “Fortunatamente, Personio è stata molto collaborativa e ci ha offerto l'opportunità di adattare le funzionalità che per noi erano importanti”.
Come Personio supporta CleverShuttle
Dopo la standardizzazione della gestione delle risorse umane con Personio, il team HR di CleverShuttle ha cambiato marcia. Il coordinamento delle singole sedi è diventato molto più facile, i documenti come le patenti di guida vengono caricati nella pratica centralizzata del dipendente e i contratti da esaminare non vengono più inviati da tre reparti, ma basta un solo clic. “In passato, l'onboarding e l'offboarding richiedevano molto tempo. Grazie all'uso dei modelli, ora siamo molto più efficienti”, afferma Viktoria.
Anche la funzionalità per la creazione di report approfonditi si è rivelata utile. “In ogni città nella quale operiamo, ci serve un'autorizzazione e dobbiamo fornire alle autorità le informazioni che dimostrano che rispettiamo i requisiti necessari. La possibilità di raccogliere le valutazioni del personale in modo semplice e flessibile ci è di grande aiuto”.
Le numerose attività amministrative non rallentano più il team HR di CleverShuttle. “Poiché la maggior parte dei processi amministrativi delle risorse umane ora viene eseguita automaticamente, abbiamo tempo per dedicarci ai progetti che ci stanno a cuore”, spiega Lara. Per promuovere e sviluppare le competenze del personale, il team HR offre programmi di formazione e coaching. ”Ma anche l'employer branding è una questione che vogliamo affrontare attivamente”.
Onboarding efficiente e numero di dipendenti triplicato in un anno
Reportistica flessibile
Grande risparmio di tempo
Preferito da CleverShuttle
A che cosa non può più rinunciare il team delle risorse umane? La risposta viene naturale: “Apprezziamo soprattutto la funzionalità per la creazione di modelli di e-mail e di contratti, le attività di onboarding e la possibilità di effettuare caricamenti in blocco. Elaboriamo 50 accordi di modifica al mese e questi strumenti digitali ci aiutano ogni giorno a risparmiare tempo”.
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